excel

Office-Dateien wie zum Beispiel Word- und Excel-Dateien oder auch Digitalfotos enthalten Daten, die zum Teil vertraulich, persönlich und systemtechnisch bedingt sind. Diese Metadaten können genutzt werden, um Nutzerprofile zu erstellen und um das Surf-Verhalten zu analysieren. Diese Daten werden von Windows automatisch erfasst und der Datei angehängt. Das verrückte daran ist, dass Sie Windows benötigen, um Ihre Dokumente von den Metadaten zu reinigen. Mit ein paar Klicks sind diese Daten schnell entfernt und Sie können dann sicher sein, dass keine unerwünschte Weitergabe von Dateieigenschaften stattfindet.

Moderne Excel-Versionen wie Excel 2007 oder 2010 bieten eine Menge Platz für Zeilen und Spalten. Seit der Version 2007 dürfen Tabellen bis zu 16.384 Spalten umfassen. Bei früheren Versionen ist das anders. Bis zur Version 2003 ist die Maximalgrenze bereits bei 256 erreicht. Mit einem Trick können Sie trotzdem mehr als 256 Spalten nutzen.

Zum Verschieben des aktuellen Tabellenausschnitts klicken die meisten Anwender auf die Bildlaufflächen oder verwenden die Bildlauftasten [Bild rauf] und [Bild runter]. Allerdings blättert Excel damit gleich seitenweise durchs Dokument. Soll die Tabelle nur stückchenweise verschoben werden, ist die sonst kaum benutzte Taste [Rollen] ideal.

Excel merkt sich, was bereits eingegeben wurde. Wenn Sie denselben Wert oder Begriff noch einmal eingeben, schlägt das Tabellenprogramm den zuvor eingegeben Wert bereits vor und lässt sich mit [Return] direkt übernehmen. Excel hat sogar noch mehr auf dem Kasten. Auf Wunsch gibt’s sogar eine aufklappbare Auswahlliste.

In großen Excel-Tabellen einzelne Einträge zu suchen, erfordert einen gut trainierten Zeigefinger. Entweder man scollt mit dem Mausrad durch die Tabelle, oder man nutzt die Regler am rechten, bzw. am unteren Rand. Klickt man in die Lauffläche der Regler, wird die Suche zwar beschleunigt, aber die Gefahr ist groß, das man über Eintrag hinaus scrollt.

Die Office-Programme lassen sich eigentlich recht einfach bedienen. Doch trotz einfacher Oberfläche fällt nicht jedem der Einstieg in die Office-Programme oder der Umstieg auf die neuen Versionen 2010 leicht. Senioren haben zum Beispiel Probleme, die Textverarbeitung Word 2010 zu bedienen. Damit’s einfacher geht, gibt’s im Internet kostenlose Schulungsunterlagen.

Es wird immer wichtiger, sensible Daten gegen unberechtigten Zugriff zu schützen. Man weiß nie, wer gerade mitliest. Auch große Firmen werden oft mit den verschiedensten Viren und Trojanern angegriffen. Wenn Sie oft Excel-Dateien, wie Umsatzstatistiken, Personaldaten, Lieferanten-Daten oder ähnliches per E-Mail versenden, dann ist Vorsicht geboten. Auch wenn Sie einen Computer nutzen, der von mehreren Mitarbeitern genutzt werden kann, ist ein solcher Schutz unumgänglich. Nicht jeder, sollte diese Daten lesen, geschweige denn verändern dürfen. Microsoft Excel bietet einen integrierten Passwortschutz an, mit dem man mit wenig Aufwand wichtige Dateien mit einem Kennwort sichern kann. Dann ist man sicher, dass wirklich nur berechtigte Personen diese Dateien einsehen können.