office

Wer häufig Sonderzeichen benutzen muss, kommt nicht umhin, im Sonderzeichendialog das benötigte Symbol zu suchen. Das kostet viel Zeit und ist mit der Zeit nervig. Mitunter ist das Einfügen aus dem Sonderzeichendialog auch noch mit einem Schriftartwechsel verbunden. Dafür hat Word eine einfache Lösung parat: Einfügen des Symbols mit einem Shortcut.

Verschiedene Dokumente, wie zum Beispiel firmeneigenes Briefpapier, benötigen angepasste Seiteneinstellungen, um bereits aufgedruckte Firmenlogos oder das Impressum nicht zu überschreiben. Meistens sind aber diese Einstellungen auf Arbeitsplatzrechnern nicht voreingestellt. Mit einem Trick kann man die Einstellung sehr schnell in das neue Dokument einfügen.

Sobald Sie in Word, Excel oder PowerPoint den Speichern-Befehl aufrufen, schlägt das Officeprogramm immer denselben Ordner vor: bei Windows 7 und Vista den Ordner „Dokumente“ und bei Windows XP „Eigene Dateien“. Dabei gibt es viele Anwender, die Office-Dokumente ganz woanders speichern. Für solche Fälle lässt sich der Standardordner zum Speichern beliebig anpassen.

Beim Drucken von Dokumenten aus Windows Office heraus oder beim Ausdruck von PDF-Dateien öffnet sich jedes mal das Druckfenster. In diesem Dialogfenster befinden sich etliche Einstellungsmöglichkeiten um vor dem Ausdrucken die Formatierung des Dokumentes zu bearbeiten. Benötigt man aus einem mehrseitigen Dokument mehrere Exemplare einer einzelnen Seite, ruft man meistens diese eine Seite separat auf und druckt sie entsprechend aus. Diesen Vorgang kann man ganz einfach vereinfachen und beschleunigen.

Lange hat’s gedauert – jetzt ist es aber doch endlich da: das Service Pack 1 für Microsoft Office 2010. Und wie es sich für ein Service Pack gehört, bügelt es alle Fehler des Ur-Office-Pakets aus. Im Service Pack 1 sind alle Updates und Patches enthalten, die bis Juni 2011 für Office 2010 erschienen sind. Ein Muss also für alle Office-Anwender. Wer nicht auf das Windows-Update warten möchte, kann das Service Pack 1 für Office 2010 auch manuell installieren.

Wer unterwegs viel mit dem Laptop arbeitet, und dabei sehr oft das Internet nutzen muss, stellt des öfteren fest, dass nicht immer (kostenfreie) Hotspots zur Verfügung stehen. Daher wird gerne auf Surfsticks ausgewichen, die mit sehr kostengünstigen Tarifen von vielen Providern angeboten werden. Hier empfiehlt es sich, um die Datenmenge zu minimieren, bei E-Mails nur die Kopfzeilen herunterzuladen und die Anlagen, die oft mehrere Megabyte groß sind, erst einmal auf dem Server zu belassen. Sollte eine dieser E-Mail wichtig sein, können Sie die Kopfzeile anklicken und den Rest der Nachricht herunterladen.

Tastenkombinationen (Shortcuts) sind nicht nur für Schnelltipper und Tastaturakrobaten, die durch Maus-Aktivitäten ausgebremst werden. Auch für den normalen User bedeutet die eine oder andere Tatstenkombination eine Beschleunigung der Arbeit. Gerade dann, wenn ein Programm(-teil) nicht auf Anhieb sichtbar ist und im Verzeichnis mühsam gesucht werden muss. Auch Outlook enthält eine Vielzahl von Shortcuts, zum Beispiel die, um zwischen den einzelnen Modulen schnell zu wechseln. Diese kann man sich ganz einfach merken.