Outlook bietet Ihnen die Möglichkeit bestimmte Regeln zu definieren, wie mit eingegangen Mails verfahren werden soll. Normalerweise werden die definierten Regeln in der Reihenfolge wie sie erstellt werden im Dialog „Nachrichtenregeln“ eingetragen und aktiviert. Sobald die von Ihnen eingestellten Bedingungen erfüllt sind, werden die Regeln dann entsprechend angewendet. Dabei kann es jedoch durchaus sinnvoll sein, wenn manche Regeln nicht automatisch, sondern nur auf ausdrückliche Anweisung hin ausgeführt werden.