Benötigt man Dateien aus mehreren Ordnern gleichzeitig, dann werden die betreffenden Ordner nacheinander angewählt und geöffnet. Das kann mehr Zeit erfordern, wenn diese Ordner auf einem, allen Arbeitskollegen zugänglichen Server liegt. Der Zentralrechner arbeitet alle Suchanfragen der Reihe nach ab. Da kann es zu Stoßzeiten schon mal zu längeren Wartezeiten kommen. Mit einem kleinen Trick bündeln Sie Ihre Suchanfrage und öffnen die benötigten Ordner alle gleichzeitig.
Auch bei Microsoft Excel kann man, wie bei Word auch, die Standardschriftart und -größe dauerhaft festlegen. Nicht für jeden Nutzer sind die Grundeinstellungen, wie Arial in der Größe 11 bei Excel 2010, ideal. Man kann zwar über die Schaltflächen für jede Arbeitsmappe die Größe ändern, aber das ist nicht von Dauer. Entweder wird schon bei der nächsten Zelle die Schrift wieder geändert, oder nach Erstellung der Arbeitsmappe muss man die betreffenden Zellen markieren und die Schriftart ändern. Das geht auch einfacher. Eine der wenig beachteten Excel-Optionen, ist die Änderung der Standardschrift und -größe.
PowerPoint 2010 von Microsoft startet automatisch mit einer voreingestellten Schriftart und -größe. Diese Standardeinstellungen lassen keine direkten, dauerhaften Änderungen zu. Man muss für jede neue Folie die gewünschte Schriftart neu festlegen. Um die bevorzugte Schriftart individuell dauerhaft einzustellen, bedarf es eines kleinen Umweges.
Wer seine Word-Dokumente oft mit Bilder veranschaulicht, merkt schnell das das Einfügen von Bildern nicht immer beim ersten Mal klappt. Oft muss noch nachjustiert werden, da das Bild nicht an der richtigen Stelle ist. Diese Optimierungen kosten viel Zeit und manchmal auch Nerven. Abhilfe schafft das integrierte Tool „Gitternetz“. Blendet man es ein, können die Bilder viel besser, schneller und millimetergenau ausgerichtet werden.
Von Office 2003 auf die neuen Version 2007 oder 2010 umzusteigen, ist gar nicht so einfach. Die neue Symbolleiste sieht zwar schick aus und macht für Anfänger den Einstieg einfacher. Für „alte“ Office-Hasen ist die Umstellung auf die komplett neue Oberfläche aber ein Schock. Alles sieht anders aus. Nichts ist mehr wie es war. Statt der liebgewonnene Menüs gibt es nur noch riesige Schaltfläche und Menübänder. Gut, dass Microsoft an die Umsteiger gedacht und interaktive Handbücher für Word, Excel, Outlook, PowerPoint und die anderen Office-Anwendung ins Netz gestellt hat. Damit können Sie sofort herausfinden, wo welcher Menübefehl steckt.
Viele Funktionen und Programme wurden für das Betriebssystem Windows 7 komplett überarbeitet. So auch die Taschenrechnerfunktion. Es wurden etliche Funktionen wie zum Beispiel die Datumsberechnung oder die Verlaufanzeige hinzugefügt. Mit dem Verlauf können Sie sich vergangene Rechenoperationen anzeigen lassen. Das ist ziemlich praktisch, wenn man sich im Nachhinein nicht mehr ganz sicher ist, ob die ersten Berechnungen richtig waren, oder bei komplizierten Berechnungen den Lösungsweg nochmals zu kontrollieren.
Excel-Tabellen lassen sich auf vielfältige Art und Weise darstellen. Mann kann sie vergrößern, verkleinern, in der Druckansicht zeigen, Bereiche fixieren, Zellen ausblenden und so weiter. Mitunter dauert es etliche Minuten, bis man seine Lieblingsansicht gefunden hat. Damit die Mühe nicht umsonst ist, können Sie die erstelle Ansicht dauerhaft speichern und ihr einen treffenden Namen geben. Danach können Sie mit nur einem Mausklick wiederherstellen.