Mitunter ist gar nicht so leicht, herauszufinden, welcher Mitarbeiter in welcher Firma bzw. Abteilung arbeitet, welche Kunden in einer bestimmten Region wohnen oder welche E-Mail-Nachrichten eines bestimmten Betreffs eingetroffen sind. Um das Auffinden von Outlook-Elementen zu erleichtern, die gewisse Kriterien erfüllen – quasi bestimmten Zielgruppen angehören oder in eine bestimmte „Schublade“ passen – können Sie die Outlook-Daten nach beliebigen Gesichtspunkten gruppieren. Bei Kontakten wird z. B. besonders häufig die Gruppierung nach Kategorien, Wohnorten oder Firmen gewünscht, um etwa alle Kontakte aus Köln oder alle Mitarbeiter einer Firma im Blick zu haben.
Die Eingabe der Adsressinformatione erfolgt im Kontakt-Dialogfenster in der Regel im Register „Allgemeines“. Das optisch ansprechende Formular für die wichtigsten Kontaktinformationen entsprechende Eingabefelder bereit. Mitunter kommt es jedoch vor, daß das Standardformular von Outlook nicht ausreicht, und Sie zusätzliche Informationen eingeben möchten, beispielsweise den Namen des Ehepartners, die Initialen oder den Geburtstag. Für derartige Zusatzinformationen verfügt Outlook zwar über entsprechende Datenbankfelder.
Das kann jedem mal passieren: Sie haben einen wichtigen Termin zwar in den Kalender eingetragen, ihn aber dennoch versäumt. Damit so etwas in Zukunft nicht mehr geschieht und Sie keinen Termin versehentlich übersehen, können Sie Outlook anweisen, Sie kurz vor dem Termin noch einmal daran zu erinnern – beispielsweise 15 Minuten vorher. Outlook blendet dann zum gewünschten Zeitpunkt ein Dialogfenster ein und läßt eine Klangdatei ertönen. Versäumte Termine gehören somit der Vergangenheit an.
Wenn Sie eine Aufgabe in das Aufgaben-Register von Outlook eintragen, heißt das noch lange nicht, daß Sie die Aufgabe selbst erledigen müssen und für das Projekt alleine verantwortlich sind. Auf Wunsch können Sie eine Aufgabe via E-Mail auch anderen Mitarbeitern übertragen und verfolgen, wie weit die übertragene Aufgabe gediehen ist.
Bei der Entwicklung von Outlook hat sich Microsoft einige ganz besondere Leckerbissen einfallen lassen: Die sogenannten Auto-Funktionen und Assistenten. Wie die Namen bereits vermuten lassen, nehmen Ihnen die automatischen Funktionen eine Menge Arbeit ab, vor allem Routine-Arbeit.
Wenn Sie Outlook intensiv nutzen, werden Sie schnell merken, daß sich mit der Zeit eine Menge Nachrichten und andere Objekte ansammeln. Damit Sie die Übersicht behalten, stellt Outlook Ihnen Werkzeuge zur Verfügung, um die Informationsflut in den Griff zu bekommen und optimal zu organisieren.
Sicherlich haben Sie via E-Mail schon häufig Umfragen gestartet, in denen Sie die Empfänger um eine Meinung zu einem Thema oder zu einem Votum für oder gegen eine Entscheidung gebeten haben, etwa „Wo sollen wir morgen essen gehen?“ oder „Was haltet Ihr von einer Gehaltserhöhung für Peter Maier?“. Leider artet die Auswertung der Umfragen mitunter in Sisyphusarbeit aus, da Sie die Antworten manuell auswerten müssen. Warum überlassen Sie Outlook nicht die Auswertung der Umfrage-Ergebniss? Auf Wunsch können Sie E-Mails mit Abstimmungsschaltflächen versehen; der Empfänger gibt sein Votum dann einfach per Mausklick ab. Die Antworten präsentiert Outlook anschließend in einer übersichtlichen Tabelle.