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Bei der Erstellung von Textdokumenten ist die bei Word integrierte Rechtschreibprüfung eine große Hilfe. Dieses Kontrollinstrument zeigt fehlerhafte Wörter automatisch durch eine rote Wellenlinie an. Leider meldet die Rechtschreibprüfung aber auch Begriffe wie Fachausdrücke, Eigennamen und fremdsprachliches. Kommen in einem Schriftstück viele dieser Begriffe vor, kann man in diesen Fällen die Rechtschreibprüfung manuell abschalten.

Nicht nur bei Digitalfotos werden im Hintergrund die sogenannten Metadaten abgespeichert. Auch bei Office-Dokumenten von Word, Excel und Powerpoint werden diese Daten gespeichert. Hier werden beispielsweise auch die Anzahl der Änderungen, die Namen der Personen die diese Dokumente bearbeitet haben, gespeichert. Dies sind nur zwei Beispiele die in den Metadaten zu finden sind. Wenn Sie nicht möchten, dass diese Daten für Dritte einsehbar sind, dann sollten sie vor der Weitergabe gelöscht werden. Das geht am einfachsten mit dem kostenlosen Tool „Document Metadata Cleaner“ von Pointstone.

Auf vielen Webseiten werden Informationen im PDF-Format angeboten. Diese lassen sich besonders einfach herunterladen und/oder direkt ausdrucken. Das beste Beispiel hierfür sind Online-Formulare und Broschüren. Die meisten Browser benötigen für das Anzeigen der PDF-Formulare jedoch den „Adobe Reader“ beziehungsweise das entsprechende Browser-Plugin. Nicht so beim Google Chrome Browser, denn er benötigt kein separates Plugin.

Wenn am nächsten Arbeitstag ein bestimmtes Dokument oder eine Datei dringend als erstes bearbeitet werden muss, dann gehen Sie am besten auf Nummer Sicher. Lassen Sie sich zur Erinnerung dieses Dokument/Datei direkt nach dem Hochfahren des Rechners anzeigen. Dazu ist nur ein kleiner Eintrag in der Registry notwendig.

Bei vielen Webseiten wird bei interessanten Inhalten sehr oft auf weitere Webseiten verlinkt. Kommt man zeitlich nicht dazu alle Seiten zu lesen, dann kann man die betreffende Webseite als Lesezeichen speichern. Manchmal ist es aber vorteilhafter, die weiterführenden Links zu notieren. Damit das nicht in zuviel Schreibarbeit ausartet, kann man mit einem Add-On alle auf einer Webseite befindlichen URL´s auf einmal in die Zwischenablage kopieren und anschließend in ein Dokument oder eine E-Mail einfügen.

Word-Dokumente die per E-Mail oder mit einem Speichermedium weitergegeben werden, sollten gegen unerlaubtes Herauskopieren geschützt werden. Am einfachsten kann man das mit einer Konvertierung in eine Bilddatei oder eines PDF erreichen. Das Umwandeln in eine PDF-Datei ist etwas langwierig und die Konvertierung ins JPG-Format erfolgt am schnellsten per Screenshot. Beide Möglichkeiten sind aber nicht ganz zufriedenstellend. PDF eignet sich nicht für den schnellen Einsatz und ein Screenshot deckt bei längeren Dokumenten nicht den gesamten Bereich ab. Hilfe bietet in diesem Fall aber ein kleines, kostenloses Programm: Der „Image Printer Free“.

Das mit „JavaScript“ Schadsoftware auf den Computer gelangen kann ist hinlänglich bekannt. Die meisten Webbrowser können so eingestellt werden, dass die automatische Skriptausführung streng reglementiert, bzw. untersagt wird. Auch der „Adobe Reader“ ist in der Lage JavaScript auszuführen. Da diese Funktion standardmäßig aktiviert ist und man zum Betrachten von PDF-Dateien selten Java benötigt, ist es ratsam, die Funktion aus Sicherheitsgründen zu deaktivieren.