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In umfangreichen Word-Dokumenten, wie zum Beispiel Manuskripte oder Diplomarbeiten, bestimmte Absätze und Textpassagen zu finden ist recht mühsam. Schnelles Scrollen führt dabei oft nicht zu einem schnellen Textfund. Besser ist es, das Inhaltsverzeichnis des Word-Dokuments einzublenden. Mit einem Klick findet man dann die gewünschte Überschrift.

In Word-Dokumente eingebettete Bilder und Grafiken haben nicht selten unterschiedliche Formatierungen. Das führt oft dazu, dass ein Dokument unruhig wirkt. Eine Bearbeitung der einzelnen Bilder ist recht langwierig. Gut, dass man bei Word auch mehrere Bilder gleichzeitig bearbeiten und formatieren kann.

Seit der Office-Version 2007 ist die Standard-Schriftart in Office-Tools Calibri, Größe 11. Nicht jedem Nutzer sagt diese Standard-Einstellung zu, die dann jedes Mal mit zusätzlichen Arbeitsschritten geändert werden muss. Dabei kann man schnell und einfach die Standard-Schriftart für die Office-Programme individuell anpassen.

Noch vor ein paar Jahren waren unsere Terminplaner ständige Begleiter, damit man immer hineinschauen oder neue Termine eintragen konnte. Teilweise hatten diese Planer die Größe eines Romans und waren natürlich auch entsprechend schwer und sperrig. Mittlerweile übernehmen unsere Mobiltelefone und Tablet-PC´s diese Aufgaben viel effektiver. Jetzt legt die Google-Kalender-App noch einen drauf. Ab sofort kann man dem Kalendereintrag für den Termin benötigte Dokumente aus Google Drive hinzufügen.

Dateien, die mit den Office-Programmen Excel, PowerPoint und Word erstellt werden, enthalten nicht selten etliche Fotos. Werden die Bilder für weitere Dokumente benötigt, kann man sie aus der ursprünglichen Datei per Rechtsklick herauskopieren. Bei ein oder zwei Fotos ist das ja noch praktikabel. Enthält das Office-Dokument eine ganze Reihe Bilder mehr, gibt es eine viel schnellere Methode, um diese auf einmal aus der Datei zu extrahieren.

Verschiedene Formatierungen in Word-Dokumenten lockern die Ansicht auf, damit auch das Lesen längerer Dokumente interessant bleibt. Je nach Thema empfiehlt sich ebenfalls der Einsatz von Grafiken und Bilden. Word unterstützt für diesen Zweck mehrere Layout-Optionen und deren (manuelle) Platzierung.

Formatvorlagen bei Textverarbeitungsprogrammen sind schon eine tolle Sache. Konsequent angewandt, sorgen sie für ein einheitliches und angenehmes Aussehen von Schriftstücken. Meist wird dabei erst der Text erstellt und dann die Formatierungen für Überschriften und Absätze vorgenommen. Diese Formatierungsschritte können mit wenig Aufwand noch etwas optimiert werden.