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Mit der Textverarbeitung Word können Sie mit der Funktion „Extras | Wörter zählen“ ([Alt][X], [W]) zwar Wörter und Buchstaben zählen – nicht aber, wie oft ein bestimmtes Wort im Dokument vorkommt. Mit einem Trick klappt’s trotzdem. Sie müssen nur die Ersetzen-Funktion von Word „missbrauchen“.

Manchmal ist es notwendig, in einem mehrseitigen Word-Dokument auch Seiten unterzubringen, die im Querformat erstellt werden müssen. Das beste Beispiel sind Seiten die Grafiken enthalten. Dazu müssen Sie die betreffende Seite einfach nur als eigenen Abschnitt definieren. Das ist aber nicht so kompliziert, wie es sich anhört. Mit ein paar Klicks ist das schnell erledigt.

Wer nicht oft mit der Sprachumschaltung arbeitet, die dafür sorgt, dass zum Beispiel auch die Tastatur auf das englische Layout wechselt, kann die Umschaltung dauerhaft deaktivieren. Das Wechseln der Eingabesprache und des Tastaturlayouts ist ohnehin nur für die Nutzer wichtig, die oft fremdsprachliche Dokumente bearbeiten.

Wenn Sie Excel-Tabellen oder Word-Dokumente per E-Mail an Freunde oder Bekannte verschicken, sollten Sie sicherstellen, dass der Empfänger die Datei auch öffnen kann. Nicht jeder hat Excel und Word auf dem Rechner installiert. Um auf Nummer sicher zu gehen, können Sie Office-Dokumente auch im universellen PDF-Format speichern. Da PDF-Dateien sich nicht verändern lassen, stellen Sie gleichzeitig sicher, dass niemand an den Daten herumpfuschen kann.

Viele Anwender kennen das Problem nach einem Programm- oder Computerabsturz: Das Dokument, an dem gerade gearbeitet wurde, ist beschädigt und kann nicht wieder geöffnet werden. Noch schlechter ist es, wenn man keine Sicherheitskopie angefertigt hat. Word ab Version 2002 hat einen Konverter, mit dem man beschädigte Word-Dateien auslesen und somit retten kann. Mit diesem Konverter können sogar Nicht-Word-Dateien wie zum Beispiel OpenOffice-Dateien (.odt) gerettet werden.

Wie ärgerlich: Wenn Sie ein altes Word-Dokument öffnen möchten, präsentiert Word nur die Fehlermeldung „Sie versuchen, einen Dateityp (Binärdokumente und Vorlagen im Format Word 2 und früher) zu öffnen, der durch Ihre Zugriffsschutzeinstellungen im Sicherheitscenter gesperrt sind“. Scheinbar gibt es keine Chance, an die alten Texte zu kommen. Oder doch? Mit einer Konfigurationsänderung lässt sich Word überreden, die eigenen alten Dokumente wieder zu öffnen. Wir zeigen, wie’s am einfachsten geht.

Der Vorteil von PDF-Dateien liegt auf der Hand: Das PDF-Format ist praktisch, weil hier verschiedene Datei-Typen in einer Datei vereint werden können. Zum Beispiel Word-, Excel- und Bilddateien. Nicht jeder Computer hat aber ein Programm oder einen virtuellen Druckertreiber mit dem sich ein PDF erstellen lässt. Für den schnellen Einsatz eines PDF-Konverters bietet sich hier der Online-Dienst PDF24.org an. Damit können Sie PDF-Dateien von jedem Internetrechner aus erzeugen.