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Benötigt man Dateien aus mehreren Ordnern gleichzeitig, dann werden die betreffenden Ordner nacheinander angewählt und geöffnet. Das kann mehr Zeit erfordern, wenn diese Ordner auf einem, allen Arbeitskollegen zugänglichen Server liegt. Der Zentralrechner arbeitet alle Suchanfragen der Reihe nach ab. Da kann es zu Stoßzeiten schon mal zu längeren Wartezeiten kommen. Mit einem kleinen Trick bündeln Sie Ihre Suchanfrage und öffnen die benötigten Ordner alle gleichzeitig.

Auch bei Microsoft Excel kann man, wie bei Word auch, die Standardschriftart und -größe dauerhaft festlegen. Nicht für jeden Nutzer sind die Grundeinstellungen, wie Arial in der Größe 11 bei Excel 2010, ideal. Man kann zwar über die Schaltflächen für jede Arbeitsmappe die Größe ändern, aber das ist nicht von Dauer. Entweder wird schon bei der nächsten Zelle die Schrift wieder geändert, oder nach Erstellung der Arbeitsmappe muss man die betreffenden Zellen markieren und die Schriftart ändern. Das geht auch einfacher. Eine der wenig beachteten Excel-Optionen, ist die Änderung der Standardschrift und -größe.

PowerPoint 2010 von Microsoft startet automatisch mit einer voreingestellten Schriftart und -größe. Diese Standardeinstellungen lassen keine direkten, dauerhaften Änderungen zu. Man muss für jede neue Folie die gewünschte Schriftart neu festlegen. Um die bevorzugte Schriftart individuell dauerhaft einzustellen, bedarf es eines kleinen Umweges.

Das Drucken einer markierten Textstelle gehört zum Alltag von Word. Manchmal ist es aber nötig, eine mitten im Text gelegene Passage nicht auszudrucken. Wenn man diese Passage nicht ausdrucken will, kann man sie natürlich per Mausklick oder mit der Rückschritt-Taste herauslöschen und den restlichen Text ausdrucken. Die Gefahr hierbei ist aber, dass diese Änderung aus Versehen gespeichert wird. Existiert keine Sicherheitskopie, ist der ausgeschnittene Text verloren. Auch die Möglichkeit das Originaldokument zu kopieren und dann die Textstelle herauszuschneiden ist nicht optimal, da es zusätzlichen Aufwand bedeutet und unnötige Dateikopien produziert. Word kennt eine einfache Möglichkeit, Textpassagen auszublenden ohne diese auszuschneiden.

Die wichtigsten Word-Befehle erreichen Sie über das Kontextmenü. Einfach mit der rechten Maustaste klicken, und schon erscheinen zum Beispiel alle Befehle zum Formatieren von Zeichen und Absätzen oder das Kopieren von Textpassagen. Wenn Sie im Kontextmenü wichtige Befehle vermissen, können Sie es problemlos um weitere Befehle ergänzen. Allerdings nur bis Word 2003.

Mit Word ist es kein Problem, an drei, vier, fünf oder mehr Dokumenten gleichzeitig zu arbeiten. Je mehr Dokumente es werden, umso länger dauert allerdings der Speichervorgang. Bis man jede Datei einzeln gespeichert hat, vergehen einige Klicks. Es geht auch schneller. Mit einem Trick können Sie alle geöffneten Dokumente auf einmal speichern – allerdings nur bis zur Version Word 2003.

Wer seine Word-Dokumente oft mit Bilder veranschaulicht, merkt schnell das das Einfügen von Bildern nicht immer beim ersten Mal klappt. Oft muss noch nachjustiert werden, da das Bild nicht an der richtigen Stelle ist. Diese Optimierungen kosten viel Zeit und manchmal auch Nerven. Abhilfe schafft das integrierte Tool „Gitternetz“. Blendet man es ein, können die Bilder viel besser, schneller und millimetergenau ausgerichtet werden.