Das Erstellen von Diagrammen, im speziellen von Balkendiagrammen, ist bei Excel sehr einfach. Tabellenbereich markieren und in der Menüleiste unter „Einfügen“ das benötigte Diagramm aussuchen. So weit, so gut. Aber die Darstellung dieser Diagramme, folgt immer dem gleichen Muster: Von links nach rechts und von unten nach oben wachsend. Bei einer umfangreichen Präsentation mit mehreren Diagrammen kann das schon mal eintönig wirken. Zur Auflockerung oder zur Abgrenzung bestimmter Zahlenbereiche, kann die Darstellung eines Diagramms auch mal von oben nach unten erfolgen. Die dazu erforderlichen Einstellungen sind mit wenigen Mausklicks vorgenommen.
Beim Erstellen oder Kombinieren von PDF-Präsentationen greift man oftmals auf bereits bestehende PDF-Dateien zurück. Da man aber nicht immer alle Seiten eines PDF-Dokuments benötigt, werden die PDF´s häufig in die Ursprungsdatei zurückverwandelt um an einzelne Seiten zu gelangen. Dies ist ziemlich zeitaufwendig, mit dem richtigen Programm aber unnötig. Mit dem kostenlosen Programm „PDFsam Basic“, früher auch „PDF Split and Merge“ genannt, lassen sich PDF-Dateien einfach zerlegen und wieder zusammenfügen.
Word-Dokumente wie Präsentationen, Referate oder auch Bewerbungen machen einen wesentlich besseren Eindruck wenn ein Deckblatt verwendet wird. Je nach Zweck können hier wesentliche Informationen auf einen Blick präsentiert werden. Gerade bei Bewerbungsschreiben haben sich die Deckblätter bewährt. Das Gute an Word ist, dass es hier bereits einige Deckblatt-Vorlagen gibt.
In einer umfangreichen Excel-Tabelle können viele verschiedene Daten zusammengefasst dargestellt werden. So viele Daten sind gut und schön, bedürfen aber meistens auch einer Erklärung, wenn spezielle Zusammenhänge sichtbar gemacht werden sollen. Während einer Präsentation ist das meist kein Problem, wenn die Excel-Tabelle per E-Mail versendet wird, fehlen aber diese Zusammenhänge. Um sie dennoch sichtbar zu machen, können grafische Symbole verwendet werden.
Nicht nur beim Schriftverkehr mit Firmen und Behörden sollte man die aktuellen Standards von Formulierungen, des Schriftbildes und der Gliederung beachten. Manchmal fehlen einem auch ein paar Ideen für optisch ansprechende Briefe, Einladungen oder Tabellen. Hierbei helfen Ihnen vielleicht die kostenlosen Vorlagen für die verschiedensten Gelegenheiten, die Microsoft kostenlos zum Download anbietet.
Das allseits bekannte Fernwartungs-Tool „TeamViewer“ gestattet den Zugriff auf andere Computer um deren Besitzern bei Problemen zu helfen. „TeamViewer“ enthält aber noch zusätzliche Features wie beispielsweise Onlinepräsentationen , Online Meetings für bis zu 25 Personen und verschiedenes mehr. Wer aber tatsächlich nur den Fernzugriff auf einen anderen Computer benötigt, der ist mit der kostenlosen Erweiterung „Chrome Remote Desktop“ für den Browser Google Chrome besser bedient. Einfach einzurichten, einfach zu bedienen und ohne überflüssige Tools, die man für die Fernwartung nicht benötigt.
Tagtäglich passiert es in Büros und auch zu Hause: Man hat eine Präsentation, ein Video, Musik oder andere wichtige Dateien auf einen USB-Stick kopiert, um es beim Termin einem Kunden oder anderen Personen zu zeigen. Unterwegs bemerkt man dann das Fehlen des USB-Sticks. Da hat man nur zwei Möglichkeiten, entweder zurückfahren und verspätet zum Termin kommen, oder ohne die Dateien hinfahren. Beides macht keinen guten Eindruck bei einem Geschäftstermin. Dabei ist es doch so einfach, sich vom PC an den USB-Stick erinnern zu lassen.
