markieren

Excel-Tabellen mit fortlaufender Liste – etwa Lagerlisten – die nach Datumseingang sortiert sind, können Zeilen ohne Einträge enthalten. Normalerweise sind das die Zeilen mit den Wochenenden. Wenn diese Zeilen ohne Einträge nicht benötigt werden, können Sie sie einfach mit ein paar Klicks entfernen.

Excel besitzt eine Funktion „Datenüberprüfung“, die reine Zahlenwerte überwacht und meldet, sobald fehlerhafte Eingaben gemacht wurden. Leider wird standardmäßig nicht geprüft, ob in einer Zelle nur Texteingaben gemacht werden dürfen. Für die Erstellung von Formularen im Excelformat ist dies aber wichtig, wenn ausgeschlossen werden soll, dass Benutzer versehentlich Text-Felder mit reinen Zahlwerten füttern. Die Funktion „Datenüberprüfung“ können Sie so einstellen, dass die Eingabe von reinen Zahlenwerten wie Datumsangaben, Dezimalzahlen oder ähnlichem automatisch verhindert werden.

Das Kopieren von Word-Textstellen ist eigentlich sehr einfach: Mit gedrückter linker Maustaste den benötigten Text markieren, anschließend kopieren und an neuer Stelle einfügen. Fertig. Möchte man aber mal Nummerierungen kopieren, zum Beispiel bei Teilnehmerlisten, um diese in Gruppen aufzuteilen, ist das schon komplizierter. Normalerweise erfolgt das Markieren fortlaufend. Gut, dass es „geheime“ Funktionen bei Word gibt, die solche Probleme lösen und das Erstellen von Texten wesentlich vereinfachen.

Gerade wenn Sie viele Mails empfangen ist es nicht immer leicht zu unterscheiden, welche beispielsweise eine direkte Bearbeitung erfolgen und welche nicht ganz so dringlich sind. Daher ist es sinnvoll, die wirklich wichtigen Nachrichten farblich zu markieren.

Möchte man bei Outlook E-Mails bestimmter Versender auf einen Blick erkennen, wird normalerweise eine Regel erstellt. Die sorgt dafür, dass diese E-Mails in einem separaten Ordner verschoben werden. Das Anlegen einer solchen Regel ist bei Outlook ist nicht ganz so einfach und erfordert etliche Arbeitsschritte. Die einfachere Möglichkeit, die E-Mails eines bestimmten Absenders zu markieren ist das Einfärben. So sieht man direkt im Posteingang wer sie gesendet hat.

Seit Windows 7 hat sich der Windows Explorer radikal geändert. Bei früheren Windows-Versionen zeigt der Windows-Explorer stets den aktuellen Ordnerbaum. Bei Windows 7 ist das nicht mehr so. Die Ordnerstruktur ist nur noch anhand der Adressleiste erkennbar. Das lässt ändern. Wer möchte, kann den Explorer wieder so einstellen, das im linken Navigationsbereich wieder wie früher die komplette Ordnerstruktur sichtbar ist.

Excel-Tabellen sehen besser aus, wenn sie gleichmäßig aufgeteilt sind. Bei unterschiedlich langen Zahlen sollte daher die Spaltenbreite angepasst werden. Bekommt man nach der Bearbeitung von mehreren Personen die Tabelle zurück, sollte man vor der Abgabe das Layout nochmals kontrollieren. Ist dann eine Anpassung der Spaltenbreite nötig, dann können Sie mit einem einfachen Trick, ohne sich groß durch die Zellen-Formatierungen zu klicken, diese Anpassung für alle Spalten gleichzeitig vornehmen.