Entscheidend für die Lesbarkeit und das persönliche Erscheinungsbild eines Textes ist nicht Read more

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Mitunter ist gar nicht so leicht, herauszufinden, welcher Mitarbeiter in welcher Firma bzw. Abteilung arbeitet, welche Kunden in einer bestimmten Region wohnen oder welche E-Mail-Nachrichten eines bestimmten Betreffs eingetroffen sind. Um das Auffinden von Outlook-Elementen zu erleichtern, die gewisse Kriterien erfüllen – quasi bestimmten Zielgruppen angehören oder in eine bestimmte „Schublade“ passen – können Sie die Outlook-Daten nach beliebigen Gesichtspunkten gruppieren. Bei Kontakten wird z. B. besonders häufig die Gruppierung nach Kategorien, Wohnorten oder Firmen gewünscht, um etwa alle Kontakte aus Köln oder alle Mitarbeiter einer Firma im Blick zu haben.

Die Eingabe der Adsressinformatione erfolgt im Kontakt-Dialogfenster in der Regel im Register „Allgemeines“. Das optisch ansprechende Formular für die wichtigsten Kontaktinformationen entsprechende Eingabefelder bereit. Mitunter kommt es jedoch vor, daß das Standardformular von Outlook nicht ausreicht, und Sie zusätzliche Informationen eingeben möchten, beispielsweise den Namen des Ehepartners, die Initialen oder den Geburtstag. Für derartige Zusatzinformationen verfügt Outlook zwar über entsprechende Datenbankfelder.

Das kann jedem mal passieren: Sie haben einen wichtigen Termin zwar in den Kalender eingetragen, ihn aber dennoch versäumt. Damit so etwas in Zukunft nicht mehr geschieht und Sie keinen Termin versehentlich übersehen, können Sie Outlook anweisen, Sie kurz vor dem Termin noch einmal daran zu erinnern – beispielsweise 15 Minuten vorher. Outlook blendet dann zum gewünschten Zeitpunkt ein Dialogfenster ein und läßt eine Klangdatei ertönen. Versäumte Termine gehören somit der Vergangenheit an.

Wenn Sie eine Aufgabe in das Aufgaben-Register von Outlook eintragen, heißt das noch lange nicht, daß Sie die Aufgabe selbst erledigen müssen und für das Projekt alleine verantwortlich sind. Auf Wunsch können Sie eine Aufgabe via E-Mail auch anderen Mitarbeitern übertragen und verfolgen, wie weit die übertragene Aufgabe gediehen ist.

Wie hieß noch …? Wo wohnt noch ´mal …? Wie kann ich … per Fax erreichen? Diese und ähnliche Fragen beantwortet die Kontaktliste von Microsoft Outlook ¬– die zentrale Anlaufstelle für alle privaten und geschäftlichen Adressen. Damit die Eingabe neuer Kontakte nicht zur Sisyphusarbeit ausartet, stellt Ihnen Outlook einige nützliche Funktionen zur Verfügung, die das Eingeben neuer Adressen zum Vergnügen machen.