Nicht nur einzelne Zeichen, Wörter und Textpassagen lassen sich nach Belieben layouten. Neben der Zeichenformatierung spielt die Absatzformatierung eine wichtige Rolle. Als Absatz bezeichnet Word alle zusammenhängenden Textpassagen, die mit der [Return]-Taste voneinander getrennt sind.

Bei der Textgestaltung spielt die Auswahl der Schriften und Farben eine besondere Rolle – das Auge liest schließlich mit. Falls Sie sich bei der Auswahl der Schriften und Farben nicht sicher sind, können Sie auf vorgefertigte Designs von Word zurückgreifen. Hier sind alle Schriftarten und –farben optimal aufeinander abgestimmt.

Wenn Sie mehrere Textpassagen ähnlich gestalten möchten, kann das wiederholte Auswählen der Schriftattribute recht mühsam sein. Word kennt eine elegante Abkürzung, um einmal definierte Zeichenformatierungen auch auf andere Textpassagen zu übertragen: Den Format-Pinsel. Damit „streichen“ Sie praktisch eine Textpassage im Design eines anderen Textbereichs an.

Neben den Schritftschnitten und –farben kennt Word weitere Formatierungen, um Textpassagen optisch hervorzuheben. So können Sie Texte beispielsweise auch mit einem Schatten hinterlegen oder als Kapitälchen (durchgehend GROßBUCHSTABEN) formatieren.

Wichtige Textbereiche lassen sich optisch hervorheben und beispielsweise fett oder schräggestellt (kursiv])darstellen. In der Fachsprache wird das „Schriftschnitt“ oder „Auszeichnung“ bezeichnet.

Bei Briefen, Einladungen und Bewerbungen kommt es oft auf den ersten Eindruck an. Daher bietet Word die Möglichkeit, den Text optisch ansprechend zu gestalten. So lassen sich Texte blitzschnell in einer anderen Schriftart oder –größe darstellen. Ganz besonders wichtige Textpassagen können Sie zudem optisch hervorheben oder mit Spezialeffekten versehen. Aber übertreiben Sie es nicht: Gerade bei geschäftlicher Korrespondenz sind optische Spielereien nicht gerne gesehen.

Hoppla, gerade beim Löschen oder Verschieben ist es schnell passiert: Versehentlich wurde eine Textpassage oder ein kompletter Absatz gelöscht. Kein Problem. Word ist mit einer praktischen Funktion ausgestattet, die bereits durchgeführte Aktionen wie von Geisterhand wieder rückgängig macht. Und das sogar mehrfach hintereinander.