Bei der Entwicklung von Outlook hat sich Microsoft einige ganz besondere Leckerbissen einfallen lassen: Die sogenannten Auto-Funktionen und Assistenten. Wie die Namen bereits vermuten lassen, nehmen Ihnen die automatischen Funktionen eine Menge Arbeit ab, vor allem Routine-Arbeit.

Wenn Sie Outlook intensiv nutzen, werden Sie schnell merken, daß sich mit der Zeit eine Menge Nachrichten und andere Objekte ansammeln. Damit Sie die Übersicht behalten, stellt Outlook Ihnen Werkzeuge zur Verfügung, um die Informationsflut in den Griff zu bekommen und optimal zu organisieren.

Sicherlich haben Sie via E-Mail schon häufig Umfragen gestartet, in denen Sie die Empfänger um eine Meinung zu einem Thema oder zu einem Votum für oder gegen eine Entscheidung gebeten haben, etwa „Wo sollen wir morgen essen gehen?“ oder „Was haltet Ihr von einer Gehaltserhöhung für Peter Maier?“. Leider artet die Auswertung der Umfragen mitunter in Sisyphusarbeit aus, da Sie die Antworten manuell auswerten müssen. Warum überlassen Sie Outlook nicht die Auswertung der Umfrage-Ergebniss? Auf Wunsch können Sie E-Mails mit Abstimmungsschaltflächen versehen; der Empfänger gibt sein Votum dann einfach per Mausklick ab. Die Antworten präsentiert Outlook anschließend in einer übersichtlichen Tabelle.

Das weltweite Internet hat in den letzten Jahren mehr und mehr an Bedeutung gewonnen und mittlerweile auch in Privathaushalte Einzug gehalten. Outlook trägt der wachsenden Bedeutung des Internet Rechnung und erlaubt den direkten Zugriff auf Internet-Dokumente. Dabei beschränkt sich Outlook keineswegs nur auf World Wide Web-Seiten oder FTP-Server.

Gerade wenn Sie häufig im Ausland unterwegs sind oder mit ausländischen Kontaktpersonen arbeiten und beispielsweise Termine im Ausland vereinbaren, kommt es häufig zu Zeitverschiebungen, da Sie oder die Kontaktperson sich in einer anderen Zeitzone aufhalten. Wenn Sie beispielsweise um 9 Uhr morgens in New York anrufen und hierfür in den Kalender einen Termin eintragen möchten, sollten Sie bedenken, daß Sie eventuell zu nachtschlafender Zeit anklingeln. Um peinliche oder unangenehme Situationen zu vermeiden und nicht manuell die Zeit der jeweiligen Zeitzone berechnen zu müssen, können Sie im Kalender von Outlook mit zwei Zeitzonen gleichzeitig arbeiten. Somit haben Sie beispielsweise stets die deutsche sowie die New Yorker Zeit vor Augen.

Der Persönliche Ordner ist das Herzstück von Outlook; hier verwaltet der Informationsmanager sämtliche Daten – von den E-Mails über Kontakte bis hin zu den Notizen. Das ist aber noch nicht alles: Neben den Standard-Ordnern können Sie jederzeit sogenannte „Ordner mit Sonderfunktion“ einbinden. Das sind zum Beispiel die Mail-Ordner eines Exchange-Server-Benutzers oder eine zusätzliche persönliche Ordnerdatei. Das Einbinden eines Ordners mit Sonderfunktion kann auch sinnvoll sein, wenn Sie beispielsweise eine persönliche Ordner-Datei eines Freundes oder die Archiv-Datei von Outlook einbinden möchten.

Wer regelmäßig immer wiederkehrende Aufgaben erledigt und zum Beispiel wieder und wieder E-Mails mit gleichem Inhalt an immer die gleichen Empfänger verschickt, kennt die Arbeitsabläufe in- und auswendig: Neue E-Mail öffnen, Empfänger auswählen, Betreff eintragen, Grußformel eingeben, Nachrichtentext eintippen und so weiter. Warum sparen Sie sich nicht die Sisyphusarbeit und verwenden statt dessen Vorlagen?