Office

Fragen Sie sich auch manchmal, wann das eine oder andere Word-Dokument ausgedruckt wurde, oder hat Ihnen jemand schon mal vorgeworfen, etwas nicht ausgedruckt zu haben? Eine wenig bekannte Funktion zeigt wann der letzte Ausdruck stattgefunden hat. Und das sogar mit Uhrzeit.

Office-Dateien können Sie nicht nur lokal auf dem eigenen Rechner, sondern auch in der Cloud speichern. Leider nur in der Microsoft-Cloud. In den Speichern-Dialogfenstern von Office 2013 haben Sie lediglich die Möglichkeit, die Datei in Microsofts Cloudsystem „SkyDrive“ zu speichern. Wer Office-Dateien lieber in die Dropbox oder bei Google Drive ablegen möchte, kann mit zwei simplen Skripten die „Speichern unter“ Speicherorte ergänzen.

Eine PowerPoint-Präsentation lebt nicht nur von der Optik. Je nach Thema können passende Sounds das Gesagte oder Gezeigte unterstreichen. Doch aufgepasst: Im Web gibt es zwar jede Menge Gratis-Sounds; diese wurden aber nicht immer legal ins Netz gestellt. Taucht der vermeintlich kostenlose Sound bei einer öffentlichen Präsentation auf, können die Urheber mitunter Schadenersatz geltend machen und nachträglich Lizenzgebühren verlangen. Mit den Gratis-Sounds direkt von Microsoft kann nichts passieren.

Eingehende E-Mails können mit verschiedenen Kennzeichnungen versehen werden. Die bekanntesten sind die farbigen Fähnchen oder der Haken als Symbol für „Erledigt“. Outlook enthält zwar eine Notiz-Funktion, die aber nur separat gespeichert wird und somit keinen direkten Bezug zur E-Mail-Nachricht hat. Mit einer relativ unbekannten Outlook-Funktion lässt sich das aber trotzdem bewerkstelligen.

Bei umfangreichen Word-Dokumenten wie Aufsätzen, Manuskripten und Dissertationen macht es einen besseren Eindruck, wenn ein neues Kapitel auf der Vorderseite eines Blattes beginnt. Da es aber auch vorkommt, dass ein vorheriges Kapitel auf einer Vorderseite endet, muss eine leere Seite im Dokument eingefügt werden. Das Beste ist, Sie lassen es Word automatisch einfügen. So stellen Sie auch sicher, dass bei späteren Textänderungen das Dokument dynamisch angepasst wird und das neue Kapitel immer auf der ungeraden Seitenzahl der Vorderseite beginnt.

Mit der sogenannten „geschützten Ansicht“ meint Microsoft es eigentlich gut; die Warnmeldung nervt aber nur. Sobald Sie ein Dokument öffnen, das aus dem Internet oder von einem Netzlaufwerk stammt, wird es in der geschützten Ansicht geöffnet. Sie können es zwar sehen und lesen, aber nicht bearbeiten. Erst ein Klick auf „Bearbeitung aktivieren“ schaltet den Bearbeitungsmodus ein. Das ist zwar nur ein Klick – der auf Dauer aber einfach nur nervt. Wem das genauso geht, kann die geschützte Ansicht komplett deaktivieren.

Beschädigungen bei Office-Dateien können viele Ursachen haben. Wenn aber keine Sicherheitskopien von Word-, Excel- oder Powerpoint-Dokumenten existieren, ist guter Rat teuer. Seit Office 2007 lassen sich aber in den meisten Fällen viele der zerstörten Inhalte retten.