Office

Mit LibreOffice Writer, dem Textverarbeitungsprogramm des kostenlosen LibreOffice-Programmpakets, können Sie ganz einfach neue Textdokumente wie Briefe, Rechnungen oder Einladungen verfassen. Das Grundprinzip der Schreibmaschine bleibt dabei erhalten. Auch im Computer wird ein (virtuelles) Blatt Papier eingezogen und über die Tastatur der gewünschte Text eingetippt.

Falls Sie häufig mit derselben Art von Dokumenten arbeiten, haben Sie hierfür vermutlich eine entsprechende Dokumentenvorlage angelegt. Auf diese Weise müssen sich wiederholende Formatierungen nicht immer neu erstellt werden. Das Besondere daran ist, dass Sie auch unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen bereits im Vorfeld definieren können. So können Sie beispielsweise festlegen, dass die Seitenzahlen erst ab der zweiten Seite angezeigt werden. Hierzu müssen Sie keine mehrseitigen Dokumentenvorlagen erstellen. Es reicht aus, beim Anlegen der Vorlage einmalig eine Kopf- und Fußzeile einzurichten und diese wunschgemäß zu formatieren. Anschließend können die überzähligen Seiten einfach wieder gelöscht werden.

Während der Erstellung von Word-Dokumenten werden bestimmte Textpassagen, die besonders hervorgehoben werden sollen, oftmals per Leertaste eingerückt. Wenn es dabei nicht mehr als ein oder zwei Zeilen sind, sieht das noch sauber aus. Wenn es aber mehr Zeilen sind, die dann vielleicht noch mit unterschiedlich großen Buchstaben, Zahlen oder Zeichen beginnen, wird das immer unansehnlicher. Es ist dann sinnvoller, die Leerzeichen durch Tabstopps zu ersetzen. Damit man nicht jedes Leerzeichen per Hand ändern muss, kann man hier alle betreffenden Elemente auf einen Schlag durch die Tabs ersetzen.

In den Office-Programmen wie Excel, Word und PowerPoint wird der Befehl „Speichern unter“ in der Regel per Mausklick ausgeführt. Je nach Office Version sind dafür unterschiedlich viele Klicks erforderlich. Bis Version 2010 waren zwei Mausklicks nötig um den Windows-Explorer zu erreichen, bei Office 2013 sind es schon drei Klicks. Mit einer entsprechend konfigurierter Schnellzugriffsleiste oder der richtigen Tastenkombination geht das sehr viel schneller.

Werden in Dokumenten formatierte Texte verwendet, sollte man darauf achten, dass nicht zu viele unterschiedliche Formate innerhalb des Schriftstückes vorkommen. Das wirkt sich häufig auf die Optik negativ aus. Außerdem ist der „normale“ Weg mit den unterschiedlichen Arbeitsschritten ziemlich lang. Dabei geht das auch viel einfacher und schneller.

Einer der größten Zeitfallen ist die Erstellung immer wiederkehrender Korrespondenz. Das betrifft den Arbeitsalltag genauso wie den privaten Bereich. Das beste Beispiel für effektives Arbeiten ist der Serienbrief bei Word. Die Grundstruktur eines Briefes wird erstellt und bei Bedarf geringfügig angepasst. Was bei Word funktioniert ist aber auch mit Outlook möglich.

Der normale Start von Word erfolgt über das Desktop-Symbol, die Taskleiste oder auch über das Startmenü. Es gibt aber auch weitere durchaus nützliche Alternativen. Diese sind besonders dann hilfreich, wenn man keine Maus zur Verfügung hat. Auch die Geschwindigkeit des Startvorgang lässt sich dadurch positiv beeinflussen.