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Wer eine Firma besitzt oder bei eBay gewerblich Waren verkauft, braucht Rechnungen mit korrekt ausgewiesener Umsatzsteuer. Die meisten Word-Nutzer greifen dabei immer noch zum klassischen Taschenrechner, rechnen Umsatzsteuer und Gesamtbetrag manuell aus und tippen die Werte dann in die Rechnungsvorlage ein. Viel zu aufwändig; ganz zu schweigen von der Tippfehlergefahr. Sie können es sich viel einfacher machen und Word alles selbst ausrechnen lassen.

Das waren früher noch Zeiten: In der Schule musste man das kleine und große Einmaleins auswendig lernen. Spätestens seit dem Zeitpunkt, an dem man den Taschenrechner verwenden darf, gerät das Einmaleins in Vergessenheit. Selbst beim Arbeiten mit Excel benötigt man es hin und wieder. Entweder man nimmt den Taschenrechner zu Hilfe, oder man nutzt Excel zur Multiplikation. Es geht aber noch schneller. Mit ein paar Klicks und einer einzigen, einfachen Matrixformel erstellen Sie eine Tabelle mit den benötigten Ergebnissen.

Um die Inhalte in Tabellen besser unterscheiden zu können, kann es sinnvoll sein, den Abstand zwischen den Zellen einer Tabelle zu vergrößern. Dies lässt sich in Word danke der großen Anzahl an Abstandsoptionen problemlos realisieren. Dabei haben Sie zum einen die Möglichkeit, einen anderen Abstand zwischen den einzelnen Zellen einzustellen und zum anderen können Sie auch die Ränder innerhalb einer Zelle individuell anzupassen. Beide Optionen lassen sich mit ein und demselben Dialogfeld einstellen.

Die Tabellenkalkulation Excel zeigt normalerweise nur bei negativen Zahlen das entsprechende Minus-Vorzeichen an. Bei umfangreicheren Rechenvorgängen kann es jedoch vorteilhafter sein, wenn bei allen Zahlen die dazugehörigen Vorzeichen angezeigt werden. Die Plus-Vorzeichen für positive Zahlen können aber auch angezeigt werden. Dazu sind nur ein paar einfache Format-Änderungen nötig.

Selbst die größte Festplatte wird irgendwann zu klein. Gut, dass sich bei jeder Festplatte zusätzlicher Speicherplatz freischaufeln lässt. Eine regelmäßige Datenträgerbereinigung und -optimierung (Defragmentierung) sorgt mit wenigen Klicks für mehr Speicherplatz. Das ist aber noch nicht alles. Windows 7, Vista und XP enthalten eine eigene Komprimierungsfunktion, mit der Sie je nach Datentyp bis zu zwei Drittel mehr an zusätzlichem Speicherplatz erhält.

Zeiterfassung hin oder her: Man sollte die eigene Wochenarbeitszeit trotzdem kontrollieren. Die einfachste Kontrollmöglichkeit ist das Notieren in Exceltabellen. Hier ist aber die Wahl der Formatierung wichtig, damit das Ergebnis richtig angezeigt wird.

In vordefinierten Tabellen – etwa bei Namenslisten – möchte man mitunter verhindern, dass Eingaben getätigt werden, die dort nicht hineingehören. Seit der Excel-Version 2000 können Sie das mithilfe von Auswahllisten unterbinden. Das Erstellen eigener Auswahllisten ist in wenigen Klicks erledigt.