Um die richtigen Textstellen bei umfangreichen Word-Dokumenten schnell zu finden, muss man normalerweise ganz schön viel scrollen. Man kann zwar mit dem Pfeil-Tasten die Suche etwas beschleunigen; das führt aber bisweilen dazu, dass man die gesuchte Textstelle übersieht und weit dahinter landet. Die gute Nachricht: Seit der Word-Version 2003 können Sie innerhalb des Textes um eine selbst zu bestimmende Anzahl von Grafiken, Zeilen oder Absätzen vor- und zurückspringen. Das Funktionsfenster „Suchen und Ersetzten“ macht dies möglich.
Sicherheitskopien von Dateien kann man immer mal gebrauchen. Doch die Backup-Dateien sind nicht so schnell erstellt. Gerade wenn Dokumente oder Fotos bearbeitet werden, sollte die Ursprungsdatei unverändert beibehalten werden. Normalerweise wird eine Datei kopiert, umbenannt und dessen Namen das Wort „Sicherung“, oder etwas ähnliches beigefügt. Einfacher und schneller ist jedoch die Variante per Rechtsklick und Kontextmenü.
Viele Outlook-Nutzer verwenden Verteilerlisten, um E-Mails an mehrere Empfänger zu senden. Verzwickt wird es, wenn einzelne Empfänger des Verteilers ausnahmsweise eine Information nicht erhalten sollen. Normalerweise wird dann auf die Verteilerliste verzichtet, um dann die verbleibenden Empfänger mühselig aus den Kontakten der E-Mail zu picken. Es geht aber auch effizienter und schneller.
Seit langem kann man in Word Tabellen die vorher in Excel erstellt wurden, mit ein paar Arbeitsschritten einfügen. Bei komplexen Tabellen ist die vorherige Erstellung in Excel erforderlich. Wenn man aber kleine und/oder einfache Tabellen in Word einfügen möchte geht man normalerweise den gleichen Weg. Das ist aber nicht unbedingt erforderlich. Word enthält eine Formatierungs-Option, die es erlaubt, ohne Excel eine Tabelle zu erstellen. In vielen Fällen erleichtert diese Funktion die Arbeit mit Word. Außerdem erspart man sich die zusätzliche Arbeit mit Excel.
Excel-Tabellen mit fortlaufender Liste – etwa Lagerlisten – die nach Datumseingang sortiert sind, können Zeilen ohne Einträge enthalten. Normalerweise sind das die Zeilen mit den Wochenenden. Wenn diese Zeilen ohne Einträge nicht benötigt werden, können Sie sie einfach mit ein paar Klicks entfernen.
Bei den neuen Excel-Versionen wurde nicht nur das Erscheinungsbild überarbeitet, sondern auch Funktionen hinzugefügt. So wurde auch der Eingabebereich oberhalb der Tabelle geändert. Seit der Excel Version 2007 befindet sich am rechten Rand der Eingabezeile ein kleiner Doppelpfeil.
Um bei Excel zusätzliche Zeilen einzufügen bedarf es mehrerer Klicks mit der Maus. Für manchen Nutzer sind die ellenlangen Klick-Orgien aber ein Dorn im Auge. Es gibt bei Excel aber auch eine Reihe von kleinen, fast unbekannten Helfern. So auch für diesen Fall. Mit zwei Tasten fügen Sie problemlos eine neue Zeile oder Spalte ein.