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Bei den Microsoft-Office-Anwendungen ist ein Datenschutz- und Sicherheitsbereich enthalten. Dateien, die aus unbekannten Quellen stammen, werden von diesem Trust-Center automatisch in einer geschützten Ansicht geöffnet. Verschiedene Elemente einer Datei, wie beispielsweise Makros, werden sicherheitshalber deaktiviert, damit keine Schadsoftware beim Öffnen auf den Rechner gelangt. Dokumente aus sicheren Quellen können aber in speziellen, als vertrauenswürdig gekennzeichneten Ordner gespeichert werden.

Verschiedene Excel-Dokumente, wie zum Beispiel Rechnungen oder Statistiken, benötigen ein aktuelles Tagesdatum. Dieses wird häufig per Hand eingegeben, kann aber auch automatisch eingefügt werden. Dazu wird nur eine recht einfache Formel benötigt.

Nicht nur bei Digitalfotos werden im Hintergrund die sogenannten Metadaten abgespeichert. Auch bei Office-Dokumenten von Word, Excel und Powerpoint werden diese Daten gespeichert. Hier werden beispielsweise auch die Anzahl der Änderungen, die Namen der Personen die diese Dokumente bearbeitet haben, gespeichert. Dies sind nur zwei Beispiele die in den Metadaten zu finden sind. Wenn Sie nicht möchten, dass diese Daten für Dritte einsehbar sind, dann sollten sie vor der Weitergabe gelöscht werden. Das geht am einfachsten mit dem kostenlosen Tool „Document Metadata Cleaner“ von Pointstone.

Die herkömmlichen Ergebnisse der bekanntesten Suchmaschinen sind meist nur der „sichtbare“ Teil des World Wide Webs und vergleichbar mit einer Hausfassade. Dahinter verbirgt sich im „Deep Web“ ein Vielfaches von Daten, die nicht auf den ersten Blick zur Verfügung stehen. Auch wenn viele dieser Datenbestände für Otto-Normal-Surfer nie erreichbar sein werden, da sie zu sehr versteckt und gegen einen ungewollten Zugriff gesichert sind. Mit ein paar weniger bekannten Befehlen kann man zumindest ein Stück weit unter die Oberfläche schauen und somit zu verborgenen Informationen gelangen.

Mittlerweile gibt es viele verschiedene Anbieter von Textverarbeitungs- und Tabellenkalulationsprogrammen, die dem Microsoft Office Paket Konkurrenz machen. Diese, teilweise kostenlosen Programme, stehen dem Branchenprimus in nichts nach. Viele Nutzer tun sich aber schwer, vom Office Paket zu einem anderen Produkt zu wechseln. Meistens liegt es aber, trotz des hohen Preises des Microsoft Office Paketes, an der Vorinstallation auf Computer und Notebook. Das kostenlose Programm „FreeOffice 2012“ von der Firma SoftMaker ist dem Microsoft Produkt in Erscheinungsbild und Funktion so ähnlich, dass auch eingefleischte Microsoft Office User keine Probleme mit dem Wechsel haben sollten.

Der normale Weg, per Maus die benötigten Zellen bei Excel zu markieren, ist bei mehrseitigen Tabellen etwas komplizierter. Zum einen kann man schnell den Überblick über bereits markierte Bereiche verlieren und zum anderen ist die Kontrolle der Scrollgeschwindigkeit schwer kontrollierbar. Nutzen Sie daher doch einmal die bei Excel enthaltene Funktion „Gehe zu“. Sie kann für eine schnelle und zielgenaue Markierung großer Zellenbereiche benutzt werden.

Verstreut abgespeicherte Dokumente sind nach einer Weile schwer wiederzufinden. Vor allem dann, wenn der Rechner von mehreren Personen genutzt wird. Jeder hat da sein eigenes Ordnungs-System. Dateien vom gleichen Tag lassen sich ziemlich schnell wiederfinden, aber die von letzter Woche, oder die vom letzten Monat nicht mehr so schnell. Mit einem kleinen Trick lassen sich diese verstreuten Dokumente aufspüren.