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Oft werden Word-Dokumente, die von mehreren Personen bearbeitet werden, in ihrem Aussehen verändert. Dies ist besonders dann ärgerlich, wenn es sich um offizielle Geschäftspost handelt. Im Nachhinein erfordert es unnötige Mehrarbeit, das erforderliche Layout wieder herzustellen. Mit ein paar Einstellungen lassen sich aber solche Formatierungen vor unberechtigten Veränderungen schützen.

Wer öfter in Word Dokumente mit Wasserzeichen erstellt, hat bestimmt schon mal festgestellt, dass die Vorlagen sehr begrenzt sind. Standardmäßig werden nur vier Wasserzeichen angeboten. Bei Office.com kann man sich aber auch noch weitere Vorlagen herunterladen. Das muss aber nicht sein, da man ganz einfach ein vorhandenes Wasserzeichen individuell anpassen kann.

Wenn man eine bestimmte Textstelle aus einer E-Mail zitieren, drückt man normalerweise auf die Schaltfläche „Antworten“ und schreibt seinen Kommentar in die Antwort-Mail. Ist die ursprüngliche E-Mail aber sehr lang, muss die Stelle vom Empfänger gesucht werden, oder man muss vor dem Versenden den restlichen Text entfernen. Es geht aber sehr viel einfacher und vor allem schneller. Mit einem Trick können Sie ganz einfach die betreffende Textpassage mit einem Klick in einer neuen Email zitieren.

Speicherpfade von Dateien und Ordnern in Word-Dokumente oder E-Mails einzutragen ist nicht sehr einfach, da es mit viel Tipparbeit und hin- und herwechseln zwischen den betreffenden Programmen verbunden ist. Da kann sich schon mal der Fehlerteufel in Form von Schreibfehlern einschleichen. Mit einem kleinen Tastentrick lassen sich die versteckten Befehle des Kontextmenüs aufrufen.

In der täglichen Flut von E-Mails und Spam-Mails gehen schon mal wichtige Nachrichten unter. Egal ob privat oder beruflich, es ist sehr ärgerlich. Die Ausrede, „Ihre E-Mail ist leider im Spam-Ordner gelandet!“, zieht auch nicht mehr. Outlook enthält eine Lösung für dieses Problem bereit: Den Regel-Assistenten. Der ist schnell und einfach eingerichtet.

Bei der Bearbeitung von Excel-Tabellen, die man von Kollegen, Kunden oder Bekannten bekommt, sind die Daten in den Zellen nicht immer so eingegeben, wie Sie es benötigen. Da werden auch schon mal mehrere Daten in eine Zelle eingetragen. Der Aufwand, diese Daten zu trennen und in mehrere Zellen zu verteilen ist ziemlich zeitintensiv. Mit dem integrierten Assistenten ist es möglich die Daten einer Zelle in nur drei Arbeitsschritten auf mehrere Zellen zu verteilen.

Beim Verfassen von Texten sollte eine übermäßige Wiederholung von Begriffen vermieden werden. Manchmal fehlen einem aber die Worte und man sucht krampfhaft nach Synonymen. Bei Word hilft hier die „Thesaurus“-Funktion. Da Thesaurus nur über ein Untermenü erreichbar ist, benötigt man mehrere Klicks um dorthin zu gelangen. Aber es gibt zwei schnellere Wege um Thesaurus aufzurufen.