Dateien sind das A und O beim Arbeiten mit dem Rechner. Das ist bei Windows so und beim Mac nicht anders. Wer regelmäßig mit dem Mac arbeitet, wird oft Briefe schreiben, Fotos bearbeiten oder Videofilme kopieren. Die gespeicherten Dateien verwalten Sie mit Finder, dem Dateiverwaltungsprogramm von Windows, das ähnlich funktioniert wie der Windows-Explorer. Mit dem Finder greifen Sie auf Ihre Dateien zu, kopieren, verschieben oder löschen sie. Auch der Zugriff auf CDs, DVDs und externe Datenträger wie USB-Sticks oder USB-Festplatten funktioniert ähnlich wie bei Windows.
Bei Windows XP wurden in Menüs alternative Tastaturbefehle durch Unterstreichungen gekennzeichnet. Im Menü „Datei“ war zum Beispiel der Buchstaben „D“ unterstrichen und zeigte damit, dass sich das Datei-Menü auch mit [Alt][D] öffnen ließ. Dank der Kennzeichnung hat man ganz nebenbei die Menüsteuerung durch Shortcuts gelernt. Leider ist seit Einführung von Windows Vista diese Menühilfe zugunsten einer angeblich besseren Lesbarkeit bei hoher Bildschirmauflösung weggefallen. Glücklicherweise wurden die Funktion der unterstrichenen Buchstaben nicht aus dem Betriebssystem entfernt, sondern nur deaktiviert. Sie könne die Hilfsfunktion ganz einfach wieder einschalten.
Das Steuern von Internet-Browsern mit Mausgesten (= Wischbewegungen der Maus), wie beispielsweise beim Opera, ermöglicht eine komfortable und einfache Bedienung. Bei Opera sind die Mausgesten bereits integriert, beim Firefox und dem Microsoft Internet-Explorer ermöglichen Plug-Ins diese Steuerung. Nur der Windows Explorer musste bisher darauf verzichten. Mit dem 2,4 MB kleinen und einfach zu bedienenden Freeware-Programm „GestBasic“ von der Firma Sq0shSoft steuern Sie auch den Windows Explorer mit Mausgesten.
Erstellt man in Word 2007/2010 eigene Vorlagen, werden diese – trotz Formatierung als Vorlage – ganz normal im Ordner „Dokumente“ abgelegt. Hat man dort nicht einen Vorlagen-Ordner selbst angelegt, ist die Wahrscheinlichkeit ziemlich groß, dass er versehentlich überschrieben wird. Während in den älteren Versionen wie Word 2003, die als Vorlage formatierten Dokumente automatisch im Ordner „Vorlagen“ (bzw. „Templates“) abgelegt wurden, muss man bei den Versionen 2007 und 2010 selber auf den richtigen Speicherort achten. Aber auch bei Word 2007/2010 ist das nicht schwieriger als mit jedem anderen Ordner.
Gerade wenn Sie selbstständig oder freiberuflich tätig sind, ist es wichtig, die Arbeitszeiten, welche für einzelne Kunden oder Projekte benötigt wurden zu ermitteln. Dies ist insbesondere für eine korrekte Rechnungsstellung von Bedeutung. Eine spezielle Buchhaltungssoftware ist jedoch recht teuer, weshalb es sinnvoller ist, dies mit Outlook zu erledigen.
Manchmal erhält man PDF-Dateien, die nicht in der richtigen Ansicht formatiert wurden. Um diese Dateien in eine lesbare Position zu bringen, gibt es beim Adobe Reader die Funktionen „Drehen im Uhrzeigersinn“ und „Drehen gegen den Uhrzeigersinn“.
Seit Outlook 2007 kann man sich auch an unregelmäßige Termine wie den Monatsletzten erinnern lassen. Mit dieser Erinnerungsfunktion vergisst man keine wiederkehrenden Tätigkeiten. Das gilt insbesondere für Banküberweisungen wie Miete, Telefon, Monatsabschlussarbeiten, usw. Das Einrichten einer unregelmäßigen Erinnerung ist auch nicht komplizierter als das Einrichten einer normalen Erinnerung.