Outlook

Das Adressbuch des E-Mail-Clients Thunderbird lässt sich auch wie bei anderen E-Mail-Programmen als Datei sichern. Zusätzlich kann es aber auch ausgedruckt werden. Für manche Nutzer ist die Druckversion übersichtlicher und kann als zusätzliche „Offline-Version“ abgeheftet werden.

Wenn Bilder per E-Mail versendet werden, stellt sich meist die Frage, ob der Speicherplatz der Fotos zu groß ist. Aber es kommt auch darauf an, was mit den versendeten Bildern geschehen soll. Will der Empfänger die Fotos archivieren oder sollen sie einfach nur mit jemandem geteilt werden. Zum Archivieren ist es empfehlenswert keinerlei Veränderungen vorzunehmen und die Bilder im Originalzustand zu belassen. Hier kann man beim Versand mit dem Thunderbird auf eine automatische Cloud-Speicherung der Bilder zurückzugreifen. Die zweite Möglichkeit ist, die Bildgröße für den E-Mail-Versand zu optimieren. Da aber der Thunderbird dies nicht von alleine erledigt, muss er mit dem kostenlosen Add-On Auto Resize Image ausgestattet werden.

Wer hin und wieder mal einen Text diktieren möchte anstatt zu tippen, benötigt nicht unbedingt eine zusätzliche Software wie „Dragon Naturally Speaking“. Auch Windows 7 enthält standardmäßig eine zuverlässige Spracherkennungssoftware, die aber erst eingerichtet werden muss.

Bei Datumsfeldern für Termine und Erinnerung verlangt Outlook die Angabe eines exakten Datums. Über die kleine Pfeilschaltfläche lassen sich Tag und Zeitpunkt recht zügig eintragen. Das Listenfeld öffnen, im Kalenderblatt auf das Datum klicken, fertig. Noch schneller geht es mit Angaben wie Morgen und Nächste Woche oder Abkürzungen wie 2t.

Beim täglichen Schriftverkehr privat und im Beruf werden häufig fast identische Schriftstücke aufgesetzt. Beim Textverarbeitungsprogramm Word kann man immer wiederkehrende Texte als Vorlage speichern. Da aber E-Mails häufig den „normalen“ Brief ersetzen, ist der Zeitverlust durch immer neues Tippen oder das Ändern alter E-Mails enorm. Die wenig genutzte Vorlagen-Funktion von Outlook spart viel Zeit und Tipparbeit.

Über den Tag verteilt erhält man schon eine Menge E-Mails unterschiedlichster Herkunft. Nicht jede Nachricht muss aber sofort bearbeitet oder beantwortet werden. Leider kann beim Erhalt nicht immer auf einen Blick erkennen, ob die E-Mail an einen persönlich adressiert ist, oder ob man sie über eine Verteilerliste erhält. In diesem Fall dient die Nachricht meist nur Informationszwecken. Mit dem kostenlosen Add-On „Indikator für persönliche Nachrichten“ finden Sie Ihre persönlichen E-Mails sehr viel schneller.

Beim Umstieg von früheren Outlook-Versionen auf Outlook 2010 ist erstmal alles anders. Statt der gewohnten Menübefehle gibt es Menübänder und Ribbon-Symbolleisten. Wer „alte“ Befehle sucht, kann mit dem interaktiven Handbuch von Microsoft die neuen Positionen der Menübefehle und Schaltfläche herausfinden.