Outlook

Verwendet man Outlook gleichzeitig zu privaten und beruflichen Zwecken, dann benötigt man meist auch mehrere, unterschiedliche E-Mail-Signaturen. Die Standard-Signatur ist da nicht besonders hilfreich. Man kann natürlich die Kontaktdaten und die Schlußformulierung auch jedes mal neu schreiben, das benötigt in der Regel aber zuviel Zeit, die man besser nutzen kann. In diesem Fall ist ein Autotext-Baustein mit der benötigten Signatur die bessere Lösung.

Egal ob geschäftlich oder privat, jeden Tag schreiben eine Menge E-Mails. Manchmal würde man aber auch gerne mal auf das Tippen verzichten. Die meisten Spracherkennungsprogramme wie beispielsweise die Windows-Spracherkennung oder Dragon Naturally Speaking sind zwar sehr gut, bedürfen aber einer zeitintensiven Einrichtung. Auch die Bedienung dieser (Profi-)Programme liegt nicht jedem Nutzer gleichermaßen gut. Eine recht gute und sehr einfach zu bedienende Alternative ist das Tool Speak-A-Message.

Wer beruflich mit Outlook 2013 arbeitet, wird bestimmt schon einmal festgestellt haben, das eine gesuchte E-Mail nicht angezeigt wurde, obwohl man ganz genau weiß, dass sie da sein müsste. Bei einer manuellen Suche in den entsprechenden Ordnern, wird man sie dann doch finden. Das bei einer E-Mail-Suche nicht alles angezeigt wird, liegt daran, dass Outlook 2013 die Ergebnisse reduziert, um die Suchgeschwindigkeit zu erhöhen. Mit einer kleinen Änderung in den Optionen lassen sich aber trotzdem alle Suchergebnisse anzeigen.

Outlook kann ja nicht nur E-Mails verwalten, sondern macht auch bei Kontakten und Terminen eine gute Figur. Über die Links in der linken Navigationsleiste oder (ab Outlook 2013) über die unteren Reiter kann man zwischen Mail, Kalender, Adressen, Aufgaben und Notizen switchen. Allerdings zeigt Outlook die Fenster immer nur nach den Entweder-Oder-Prinzip. Es ist immer nur ein Bereich sichtbar, zum Beispiel entweder E-Mails oder der Kalender. Mit einem simplen Trick kann man auch parallel arbeiten und Mails, Termine, Adressen & Co. nebeneinander anzeigen.

Im Outlook-Kalender sind die Tage und Stunden recht grob eingeteilt. In der Tages- oder Wochenansicht unterteilt Outlook die Tage nur in Stunden und halbe Stunden. Das ist in Ordnung, so lange die Termine immer zur halben oder vollen Stunde beginnen. Möchte man aber einen krummen Termin um 9:15 Uhr eintragen, sind Zusatzklicks zum Anpassen der Startzeit notwendig. Die Extraklicks kann man sich sparen, indem man die Zeiteinteilung im Outlook-Kalender einfach feiner einstellt.

Im Outlook-Posteingang werden ungelesene Nachrichten in Fettschrift und gelesene in Normalschrift angezeigt. Klickt man eine ungelesene E-Mail einmal an, ohne sie zu öffnen, wird die Nachricht automatisch als „gelesen“ markiert, wenn eine neue E-Mail angeklickt wird. Das gilt ebenfalls für den Fall, wenn man mit den Pfeiltasten die Markierung hin und her bewegt und etwas zu lange auf einer Nachricht verweilt. Wer keine automatische „gelesen“ Funktion möchte, der kann sie recht einfach abschalten. Danach muss eine E-Mail tatsächlich geöffnet werden, um als „gelesen“ markiert zu werden.

Mal wieder vergessen, den Rechner herunterzufahren? Oder der PC im Büro werkelt noch einige Stunden an einem Download und soll danach von Zuhause aus heruntergefahren werden? Kein Problem: Mit einem simplen Trick lässt sich Windows aus der Ferne herunterfahren. Und zwar mit einer einfachen E-Mail ans Outlook-Postfach. Hört sich verrückt an, funktioniert aber wirklich. Wir zeigen Schritt für Schritt, wie’s geht.