Gerade wenn Sie viele Mails empfangen ist es nicht immer leicht zu unterscheiden, welche beispielsweise eine direkte Bearbeitung erfolgen und welche nicht ganz so dringlich sind. Daher ist es sinnvoll, die wirklich wichtigen Nachrichten farblich zu markieren.
In den meisten Fällen werden Sie den Empfänger einer neuen Nachricht oder eines Faxes über das Adressbuch in Outlook auswählen. Sie können dabei jedoch die Informationen des Kontaktordners nicht über die Auswahlliste einsehen. Dabei wäre es jedoch bequemer, wenn Sie direkt mit Ihren Kontakten arbeiten könnten.
Möchte man bei Outlook E-Mails bestimmter Versender auf einen Blick erkennen, wird normalerweise eine Regel erstellt. Die sorgt dafür, dass diese E-Mails in einem separaten Ordner verschoben werden. Das Anlegen einer solchen Regel ist bei Outlook ist nicht ganz so einfach und erfordert etliche Arbeitsschritte. Die einfachere Möglichkeit, die E-Mails eines bestimmten Absenders zu markieren ist das Einfärben. So sieht man direkt im Posteingang wer sie gesendet hat.
Seit Outlook 2007 kann man sich auch an unregelmäßige Termine wie den Monatsletzten erinnern lassen. Mit dieser Erinnerungsfunktion vergisst man keine wiederkehrenden Tätigkeiten. Das gilt insbesondere für Banküberweisungen wie Miete, Telefon, Monatsabschlussarbeiten, usw. Das Einrichten einer unregelmäßigen Erinnerung ist auch nicht komplizierter als das Einrichten einer normalen Erinnerung.
Internetadressen (URLs) zu interessanten oder witzigen Webseiten werden gerne per E-Mail an Freunde und Bekannte verschickt. Sie müssen die Adresse nur in die Zwischenablage kopieren (markieren und [Strg][C]) und mit [Strg][V] in die E-Mail einfügen. Der Empfänger muss nur noch auf die URL klicken, um die entsprechende Webseite zu besuchen. Allerdings funktioniert das nicht immer reibungslos. Bei zu langen Adressen brechen Mailprogramme wie Outlook oder Thunderbird die Adresse am Zeilenende um. Damit das nicht passiert, gibt’s einen simplen Trick.
Bei Google-Maps lässt sich auch nach der Anpassung an das neue Layout immer noch die Reiseroute per E-Mail an Mitreisende versenden. Das Verschicken der Route per Mail ist gerade dann sehr vorteilhaft, wenn man zum Beispiel Besichtigungs-Touren oder City-Reisen plant. Aber auch das Versenden der Haupt-Reiseroute – wenn man etwa mit mehreren Autos unterwegs ist – ist sinnvoll, da man sich dann nicht so einfach aus dem Blick der Mitreisenden entfernt.
Beim Klick auf „Antworten“ geht die Antwort automatisch zurück zum Absender. Die Absender-Adresse ist gleichzeitig die Antwort-Adresse. Das muss nicht immer so sein. Es gibt Situationen, in denen Antworten nicht unbedingt zurück zum Original-Absender geschickt werden soll. Wenn Sie zum Beispiel eine E-Mail aus dem Büro verschicken, können Sie Outlook so einstellen, dass die Antworten nicht im Büro, sondern zu Hause (oder sonstwo) landen. Ganz ohne Umleitung oder Regelassistent.