Outlook

Die PST-Datei (Personal STore) ist die zentrale Speicherdatei von Outlook. Sie speichert alle Nachrichten, Termine und Kontakte. Ein Verlust dieser Datei durch einen kritischen Absturz des Programms oder durch einen Virenangriff wäre fatal. Standardmäßig sichert Outlook zwar gelegentlich die Daten, aber die Suche nach diesem Ordner ist im Schadensfall für den Laien oftmals zu langwierig. Zudem kann diese „serienmäßige“ Sicherungsdatei auch beschädigt sein. Mit dem kostenlosen Tool „Safe PST Backup“ lässt sich sehr leicht ein automatisiertes, regelmäßiges Backup einrichten.

Smileys gehören im E-Mail-Verkehr mittlerweile zum Alltag. Humorvolle oder satirisch gemeinte Beiträge lassen zum Beispiel mit einem ;) oder :) kennzeichnen und machen sofort klar: das Gesagte ist nicht ganz ernst gemeint. Mitunter kommen statt der Smileys beim Empfänger aber nur Buchstaben wie J, K oder L an. Grund ist meist Outlook und die automatische Umwandlung der Text-Smileys in Grafik-Smileys.

In E-Mails gehört eine Signatur zum guten Ton. Hier stehen die Schlussformel, die Grüße und alle wichtigen Kontaktdaten. Und damit Sie die Fußzeile nicht jedes Mal aufs Neue eingeben müssen, fügt Outlook sie auf Wunsch automatisch ein. Aber nur bei neuen E-Mails. Antworten Sie hingegen auf eine E-Mail, fehlt die Signatur. Das lässt sich ändern.

Wenn Sie viele E-Mails erhalten, wächst das Postfach in Outlook schnell an und wird entsprechend unübersichtlich. Die AutoArchivierung bietet die Möglichkeit, automatisch Ordnung in das eigene Postfach zu bekommen. Dabei können Sie die voreingestellten Standardeinstellungen individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. So können Sie beispielsweise festlegen, wie oft die Archivierung durchgeführt werden soll, wie alt die Daten sein müssen und natürlich auch wo diese abgespeichert werden sollen. Dazu können Sie für die einzelnen Outlook-Modulen wie beispielsweise in den Mails auch für einzelne Ordner unterschiedliche Einstellungen wählen.

Bei der Erstellung von E-Mails werden schon mal Textstellen mit Hyperlinks versehen, um mit einem Klick auf diese Textpassage direkt mit der verknüpften Webseite verbunden zu werden. Um diese Hyperlinks anzulegen, wird normalerweise erst der Text geschrieben, markiert und mit „Einfügen“ die URL mit der betreffenden Textpassage verknüpft. Mit einer kleinen Änderung der Arbeitsschritte können Text und Link in einem Arbeitsschritt angelegt werden.

Erhält man auf dem Handy einen Anruf, wird ein Kontaktfoto – sofern auf dem Telefon gespeichert – zusätzlich zur Telefonnummer angezeigt. Diese Anzeigemöglichkeit zur besseren Übersicht gehört mittlerweile zur Normalität. Da die Adressbücher vieler Telefone mit Outlook synchronisiert werden, sind im E-Mail-Client von Microsoft auch alle Kontaktfotos gespeichert, werden aber im E-Mail-Betrieb nicht angezeigt. Die Nutzer des Thunderbirds haben es da besser. Mit dem kostenlosen Add-on „Display Contact Photo“ werden die Kontaktfotos des E-Mail-Empfängers angezeigt.

In E-Mails lassen sich beliebig viele Bilder, Videos und Dokumente einbetten. Der Empfänger erhält sie dann als Anhang. Allerdings gibt es Grenzen. Viele E-Mail-Provider begrenzen die Größe der Anhänge zum Beispiel auf maximal 10 MB. Um Platz zu sparen, werden Anhänge daher meist in gezippert (komprimierter) Form verschickt. Allerdings ist das Komprimieren mit viel Arbeit verbunden. Wer sich die Zusatzarbeit sparen möchte, kann das Zippen auch Outlook überlassen.