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Im linken Navigationsbereich befinden sich hauptsächlich der Verzeichnisbaum des Posteingangs-Ordners, die gelöschten und gesendeten Objekte, sowie weitere E-Mail-Ordner. Der untere Bereich der Navigationsleiste enthält die Schaltflächen der weiteren Outlook-Elemente wie beispielsweise Kontakte, Kalender und Aufgaben. Dieser Bereich lässt sich seit Outlook Version 2007 individuell anpassen. Schaltflächen lassen sich hinzufügen oder entfernen; auch die Größe des Schaltflächenbereichs ist frei einstellbar.

Im linken Navigationsbereich des Windows-Explorers lassen sich in den „Favoriten“ nur Ordner ablegen. Verknüpfungen von Programmen werden hier nicht zugelassen. Normalerweise. Der Windows-Explorer lässt sich aber auch hier austricksen um doch Programme in den Favoriten abzulegen. Am Beispiel des Programms „Word“ zeigen wir, wie einfach Windows überlistet werden kann.

Während der Erstellung von Word-Dokumenten werden bestimmte Textpassagen, die besonders hervorgehoben werden sollen, oftmals per Leertaste eingerückt. Wenn es dabei nicht mehr als ein oder zwei Zeilen sind, sieht das noch sauber aus. Wenn es aber mehr Zeilen sind, die dann vielleicht noch mit unterschiedlich großen Buchstaben, Zahlen oder Zeichen beginnen, wird das immer unansehnlicher. Es ist dann sinnvoller, die Leerzeichen durch Tabstopps zu ersetzen. Damit man nicht jedes Leerzeichen per Hand ändern muss, kann man hier alle betreffenden Elemente auf einen Schlag durch die Tabs ersetzen.

In den Office-Programmen wie Excel, Word und PowerPoint wird der Befehl „Speichern unter“ in der Regel per Mausklick ausgeführt. Je nach Office Version sind dafür unterschiedlich viele Klicks erforderlich. Bis Version 2010 waren zwei Mausklicks nötig um den Windows-Explorer zu erreichen, bei Office 2013 sind es schon drei Klicks. Mit einer entsprechend konfigurierter Schnellzugriffsleiste oder der richtigen Tastenkombination geht das sehr viel schneller.

Werden in Dokumenten formatierte Texte verwendet, sollte man darauf achten, dass nicht zu viele unterschiedliche Formate innerhalb des Schriftstückes vorkommen. Das wirkt sich häufig auf die Optik negativ aus. Außerdem ist der „normale“ Weg mit den unterschiedlichen Arbeitsschritten ziemlich lang. Dabei geht das auch viel einfacher und schneller.

Einer der größten Zeitfallen ist die Erstellung immer wiederkehrender Korrespondenz. Das betrifft den Arbeitsalltag genauso wie den privaten Bereich. Das beste Beispiel für effektives Arbeiten ist der Serienbrief bei Word. Die Grundstruktur eines Briefes wird erstellt und bei Bedarf geringfügig angepasst. Was bei Word funktioniert ist aber auch mit Outlook möglich.

Die Nachrichten, die über Google+ gesendet werden, landen im Postfach Ihres Googlemail-Kontos. So weit, so gut. Nutzen Sie aber neben Gmail noch ein weiteres E-Mail-Konto über Outlook, dann kann das ständige hin- und herwechseln ziemlich nervig sein. Dann ist es an der Zeit beide E-Mail-Konten in Outlook zusammen zu fassen.