Bei Word und Excel ist der Standard-Speicherordner „Eigene Dokumente“ festgelegt. Da aber die wenigsten Nutzer hier alle Dokumente unsortiert ablegen, sondern thematische Unterordner anlegen, ist diese Funktion nicht so optimal. Wer häufig Dokumente gleicher Kategorie anlegt, bei dem lohnt sich auch die Änderung des Standard-Speicherpfades. Mit wenigen Mausklicks ist dieser schnell geändert.
Wenn man bei Excel Diagramme erstellt, werden diese automatisch mehrfarbig dargestellt. Die Farben können auch manuell noch geändert werden. Möchten Sie ein Diagramm mal einfarbig darstellen, dann müssen die Elemente nicht separat eingefärbt werden. Über das Kontextmenü des Diagramms geht das einfacher und wesentlich komfortabler.
Nicht nur bei Digitalfotos werden im Hintergrund die sogenannten Metadaten abgespeichert. Auch bei Office-Dokumenten von Word, Excel und Powerpoint werden diese Daten gespeichert. Hier werden beispielsweise auch die Anzahl der Änderungen, die Namen der Personen die diese Dokumente bearbeitet haben, gespeichert. Dies sind nur zwei Beispiele die in den Metadaten zu finden sind. Wenn Sie nicht möchten, dass diese Daten für Dritte einsehbar sind, dann sollten sie vor der Weitergabe gelöscht werden. Das geht am einfachsten mit dem kostenlosen Tool „Document Metadata Cleaner“ von Pointstone.
Derzeit wird bei Microsoft vor einer gravierenden Sicherheitslücke bei TIFF-Bildern gewarnt. Die Dateien werden von Kriminellen mit dem Banking-Trojaner „Citadel“ versehen, um an die Benutzerrechte des infizierten Computers zu gelangen. Bis zur endgültigen Lösung des Problems bietet Microsoft einen Fix-it-Patch an, der das schlimmste verhindern soll.
Manchmal ist es schon sehr störend, wenn bei Eingabe einer E-Mail-Adresse in Outlook dutzende Namensvorschläge erscheinen. Das sogenannte „Autovervollständigen“ erfolgt in allen drei Adresszeilen „An“, „Cc“ und „Bcc“. Wer auf die Namensvorschläge verzichten kann, der sollte diese Funktion deaktivieren.
Seit Word Version 2007 werden andere Standardformate verwendet. Zum Beispiel wurde in älteren Word-Versionen die Schriftart „Times New Roman“ verwendet. Seit Word 2007 ist es dagegen „Calibri“. Beim Öffnen alter Word-Dateien kann es daher vorkommen, das die alte Formatierung automatisch angepasst wird und das unerwünschte Folgen mit sich bringt. Mit ein paar Klicks kann man in Word aber sicherstellen, dass alte Formate übernommen und nicht automatisch geändert werden.
Excel-Diagramme, Word-Dokumente oder PowerPoint-Präsentationen werden gerne und häufig weitergegeben. Doch was tun, wenn der Empfänger kein Excel, Word oder PowerPoint hat, das Dokument aber trotzdem sehen möchte? Dann verwenden Sie statt des Excel-, Word- oder PowerPoint-Formats einfach das PDF-Format. Das Standardformat PDF lässt sich auf nahezu allen Rechnern problemlos öffnen und betrachten. Das klappt sogar nachträglich. Wenn Sie zum Beispiel eine Excel-Datei erhalten, aber auf Ihrem Rechner kein Excel installier ist, lässt sich aus der XLS-Datei online eine PDF-Datei machen.