Zurzeit macht im Web die schockierende Geschichte einer Kindertagesstätte die Runde, der 4.000 Euro Rundfunkgebühren nachzahlen musste, obwohl die Einrichtung von den Rundfunkgebühren befreit ist. Und das nur, weil ein GEZ-Mitarbeiter hartnäckig nachgefragt hat. Wer sich davor schützen möchte, kann den GEZ-Mitarbeitern per Musterformular Hausverbot erteilen.
Bei Outlook kann man in der Kalenderansicht standardmäßig zwischen drei Ansichtsformen auswählen: Tag, Woche und Monat. Bei der Wochenansicht sind es sogar nur fünf Tage, da Outlook von einer normalen Arbeitswoche ausgeht. Für manche Bedürfnisse ist die Standardansicht aber nicht das Optimum. Zum Beispiel für Vertriebsmitarbeiter oder Außendienst-Mitarbeiter, deren Aufgabengebiet auch Innendienst beinhaltet, sind nicht die ganze Woche unterwegs. Aber auch für den normalen Benutzer, der wissen möchte was in den nächsten Tagen an Terminen ansteht, müssen immer wieder die einzelnen Tage anklicken, um eine Übersicht zu bekommen. Eine versteckte Funktion in Outlook ermöglicht jedoch, eine Ansicht bis zu zehn Tagen auf einmal einzublenden.
Oft werden Word-Dokumente, die von mehreren Personen bearbeitet werden, in ihrem Aussehen verändert. Dies ist besonders dann ärgerlich, wenn es sich um offizielle Geschäftspost handelt. Im Nachhinein erfordert es unnötige Mehrarbeit, das erforderliche Layout wieder herzustellen. Mit ein paar Einstellungen lassen sich aber solche Formatierungen vor unberechtigten Veränderungen schützen.
Das Tabellenkalkulations-Programm „Microsoft Excel“ enthält bekanntlicher Weise viele verschiedene grafische Möglichkeiten. Mit diesen grafischen Darstellungen, wie zum Beispiel eines Torten- oder Balkendiagramms, lässt sich ein bildliches Verhältnis von Zahlenwerten visualisieren. Diese sind in der Erstellung jedoch ziemlich aufwendig eignen sich daher eher für Präsentationen bei Kunden oder Lieferanten. Für den internen Gebrauch kann man auch auf eine einfachere grafische Variante ausweichen. Da es sich nur um eine einfache Formel handelt, kann diese sehr schnell von jedem Mitarbeiter eingeben werden.
Die Kontrolle von Zugriffen auf Dateien im Heim- oder Firmennetzwerk erfüllt mehrere Zwecke. Zum Einen muss man kontrollieren, ob unberechtigte Personen auf die Daten zugreifen. Ein anderer Grund ist auch ein Datenverlust, sollte es mal nötig sein, das Netzwerk herunterzufahren. Da kann man dann die Netzwerk-Nutzer benachrichtigen, rechtzeitig ihre Daten zu speichern. Diese Kontrollfunktion ist schnell und einfach auf dem Desktop als Verknüpfung angelegt.
Datendiebstahl in der Firma wird normalerweise von einer EDV-Abteilung verhindert. Auf Arbeitsplatz-Computern, genauso wie auf Netzwerk-Servern. Kleine und Mittelständische Unternehmen haben aber oft keine IT-Abteilung. Dennoch sollten auch deren Computer gegen Datenklau abgesichert sein. Das fängt schon bei den USB-Anschlüssen an. Ganz schnell sind da interessante Daten auf USB-Sticks kopiert. Um die USB-Anschlüsse zu deaktivieren braucht es aber keine Admins oder EDV-Abteilungen. Ein Registry-Eintrag sorgt dafür, dass der Schreibzugriff verwehrt wird. So einfach ist es, USB-Ports zu sperren: