Mist, jetzt habe ich die falsche E-Mail-Adresse eingegeben!! Wer hat nicht schon einmal einen falschen Empfänger angegeben oder eine unfertige Email versendet? Versehentlich abgesendete Google-E-Mails können seit kurzem wieder zurück geholt werden. So kann die Original-Nachrich überarbeitet, Fehler behoben oder Ergänzungen vorgenommen werden. Die Gründe für eine Rückholung sind vielfältig. Diese Funktion ist bereits in GMail integriert, muss aber manuell eingeschaltet werden.
Pixel-Tracking wird bei Werbe-Mail-Versender zunehmend beliebter. Ein in der E-Mail verstecktes Pixel meldet an den Versender verschiedene Informationen, die Rückschlüsse auf die Anzahl geöffneter Mails schließen lässt. Diese Zähl-Pixel sind keine Gefahr für den Empfänger, für den Absender sind sie ein Analysetool, das herausfindet wie interessant ein Thema ist. Solche E-Mails lassen sich mit einem Chrome-Add-On schnell erkennen.
Eingehende Nachrichten können bei Outlook direkt an einen anderen E-Mail-Empfänger weitergeleitet werden. Weiterleitungen sind ein gutes Mittel zum Delegieren von Aufgaben oder bei einer Abwesenheit sicherzustellen, dass eingehende Nachrichten bearbeitet werden. Outlook enthält einen Regel-Assistenten, mit dessen Hilfe die Weiterleitungen erstellt werden.
So einfach und komfortabel Gmail, der E-Mail-Client von Google auch ist, das Editor-Fenster um neue Nachrichten zu erstellen ist ausgesprochen mickrig. Für kurze E-Mails mit wenig Text mag das zwar ausreichen, bei längeren Nachrichten ist dieses kleine Fensterchen eher eine Zumutung. Mit einem kleinen Trick öffnen Sie für die zu erstellende E-Mail ein eigenes Browser-Fenster.
Auf gemeinsam genutzten Computern existieren nicht selten mehrere E-Mail-Programme. Der eine nutzt beispielsweise Outlook, der andere bevorzugt Thunderbird oder Eudora. Aus diesem Grund ist es auch sinnvoll, für alle wichtigen Nutzerdaten wie Benutzername, Kennwort oder Mail-Server-Adresse eine Sicherungskopie der persönlichen Daten anzulegen. Besonders komfortabel legt man mit dem Tool Mail Pass View ein solches Backup an.
Outlook kann ja nicht nur E-Mails verwalten, sondern macht auch bei Kontakten und Terminen eine gute Figur. Über die Links in der linken Navigationsleiste oder (ab Outlook 2013) über die unteren Reiter kann man zwischen Mail, Kalender, Adressen, Aufgaben und Notizen switchen. Allerdings zeigt Outlook die Fenster immer nur nach den Entweder-Oder-Prinzip. Es ist immer nur ein Bereich sichtbar, zum Beispiel entweder E-Mails oder der Kalender. Mit einem simplen Trick kann man auch parallel arbeiten und Mails, Termine, Adressen & Co. nebeneinander anzeigen.
E-Mails mit wichtigem Inhalt oder sensiblen Daten sollten nicht für jeden lesbar versendet werden. In Büros mit vielen Kollegen oder auch zu Hause muss nicht jeder jede Nachricht lesen können. Im Web gibt es eine Menge Programme und Anleitungen zur Absicherung der elektronischen Post. Für das Browser basierende Google Mail (GMail) gibt es die Erweiterung SecureGmail, die Nachrichten mit nur zwei Mausklicks per AES-Verschlüsselung sichert.