Wenn Bilder per E-Mail versendet werden, stellt sich meist die Frage, ob der Speicherplatz der Fotos zu groß ist. Aber es kommt auch darauf an, was mit den versendeten Bildern geschehen soll. Will der Empfänger die Fotos archivieren oder sollen sie einfach nur mit jemandem geteilt werden. Zum Archivieren ist es empfehlenswert keinerlei Veränderungen vorzunehmen und die Bilder im Originalzustand zu belassen. Hier kann man beim Versand mit dem Thunderbird auf eine automatische Cloud-Speicherung der Bilder zurückzugreifen. Die zweite Möglichkeit ist, die Bildgröße für den E-Mail-Versand zu optimieren. Da aber der Thunderbird dies nicht von alleine erledigt, muss er mit dem kostenlosen Add-On Auto Resize Image ausgestattet werden.
Word-Dokumente die per E-Mail oder mit einem Speichermedium weitergegeben werden, sollten gegen unerlaubtes Herauskopieren geschützt werden. Am einfachsten kann man das mit einer Konvertierung in eine Bilddatei oder eines PDF erreichen. Das Umwandeln in eine PDF-Datei ist etwas langwierig und die Konvertierung ins JPG-Format erfolgt am schnellsten per Screenshot. Beide Möglichkeiten sind aber nicht ganz zufriedenstellend. PDF eignet sich nicht für den schnellen Einsatz und ein Screenshot deckt bei längeren Dokumenten nicht den gesamten Bereich ab. Hilfe bietet in diesem Fall aber ein kleines, kostenloses Programm: Der „Image Printer Free“.
Mit Digitalkameras des mittleren und gehobenen Preissegments, wie zum Beispiel die Canon EOS 650D, lassen sich die Bilder auch im RAW-Format speichern. Dieses Format enthält viel mehr Daten als das gebräuchliche JPEG-Format. Das beste Beispiel sind die Helligkeitsstufen. Während beim JPEG-Format pro Farbkanal „nur“ 256 Helligkeitsabstufungen (8 Bit) möglich sind, enthält das RAW-Format 10, 12 oder auch 14 Bit. Damit sind 1024 bis 16384 Helligkeitsabstufungen möglich. Der Nachteil ist, dass RAW-Fotos im Windows-Explorer nicht angezeigt werden und daher Zusatzsoftware nötig ist. Mit dem Microsoft-Kamera-Codec-Paket lassen sich aber auch diese Bilder im Windows-Explorer anzeigen.
Jede Digitalkamera speichert in der Fotodatei zusätzliche Informationen, die sogenannten „Metadaten“. Sie enthalten neben Kameramodell, Aufnahmezeit, Dateigröße und Standortkoordinaten noch weitere Informationen. Diese werden auch von einigen Datensammlern ausgewertet. Man kann mit wenig Aufwand die Metadaten aus den Fotos entfernen. Sie haben ohnehin keinen Einfluss auf die Bilddarstellung.
Sollen per E-Mail handschriftlich unterschriebene Dokumente versendet werden, dann führt der „normale“ Weg über den Drucker und über den Scanner zurück auf die Festplatte. Erst dann wird das Dokument als Anhang versendet. Natürlich gibt es genügend Hardware, um Unterschriften in Dokumente einzufügen. Jeder, der in Vergangenheit einmal zu Hause eine Versicherung abgeschlossen hat, wurde mit dieser Technik bereits konfrontiert. Mit „HelloSign“ geht das aber auch viel einfacher.
Das Komprimieren von Fotos erfordert oft mehrere Arbeitsschritte und ist je nach Software-Hersteller mal mehr oder mal weniger zeitaufwendig. Daher sind Programme wie Winzip, Winrar oder 7Zip für den schnellen Einsatz zwischendurch nicht praktikabel, zumal die Kompressionsraten in den Standardeinstellungen auch oft nicht ausreichen, um mal schnell per E-Mail versendet zu werden. Der kostenlose Online-Dienst „Jpeg Mini“ komprimiert mit wenigen Klicks Ihr Foto bis auf 20 Prozent der ursprünglichen Größe. Und das ohne spürbaren Qualitätsverlust.
Mal Hand aufs Herz: Wer hat in der letzten Zeit mal wieder einen Brief mit der Hand geschrieben? Seitdem fast jeder zuhause einen Computer und einen Drucker hat, ist das Briefeschreiben mit der Hand aus der Mode geraten. Wenn man beispielsweise Einladungen schreibt, sind die bei vorhandenen Schriftarten ziemlich unpersönlich. Wer seinen Schriftstücken wieder etwas mehr Persönlichkeit verleihen möchte, muss nun nicht mehr auf die eigene Handschrift beim Computer verzichten.