funktion

Manchmal erhält man Excel-Tabellen im Hochformat, aber Sie bevorzugen das Querformat. Je nach Umfang der Tabelle, kann eine Neuerfassung im gewünschten Format eine Menge Arbeit und Zeitaufwand bedeuten. Excel bietet eine unkomplizierte Umwandlung mit wenigen Klicks.

Bei Outlook kann man in der Kalenderansicht standardmäßig zwischen drei Ansichtsformen auswählen: Tag, Woche und Monat. Bei der Wochenansicht sind es sogar nur fünf Tage, da Outlook von einer normalen Arbeitswoche ausgeht. Für manche Bedürfnisse ist die Standardansicht aber nicht das Optimum. Zum Beispiel für Vertriebsmitarbeiter oder Außendienst-Mitarbeiter, deren Aufgabengebiet auch Innendienst beinhaltet, sind nicht die ganze Woche unterwegs. Aber auch für den normalen Benutzer, der wissen möchte was in den nächsten Tagen an Terminen ansteht, müssen immer wieder die einzelnen Tage anklicken, um eine Übersicht zu bekommen. Eine versteckte Funktion in Outlook ermöglicht jedoch, eine Ansicht bis zu zehn Tagen auf einmal einzublenden.

Oft werden Word-Dokumente, die von mehreren Personen bearbeitet werden, in ihrem Aussehen verändert. Dies ist besonders dann ärgerlich, wenn es sich um offizielle Geschäftspost handelt. Im Nachhinein erfordert es unnötige Mehrarbeit, das erforderliche Layout wieder herzustellen. Mit ein paar Einstellungen lassen sich aber solche Formatierungen vor unberechtigten Veränderungen schützen.

Wenn man eine bestimmte Textstelle aus einer E-Mail zitieren, drückt man normalerweise auf die Schaltfläche „Antworten“ und schreibt seinen Kommentar in die Antwort-Mail. Ist die ursprüngliche E-Mail aber sehr lang, muss die Stelle vom Empfänger gesucht werden, oder man muss vor dem Versenden den restlichen Text entfernen. Es geht aber sehr viel einfacher und vor allem schneller. Mit einem Trick können Sie ganz einfach die betreffende Textpassage mit einem Klick in einer neuen Email zitieren.

Speicherpfade von Dateien und Ordnern in Word-Dokumente oder E-Mails einzutragen ist nicht sehr einfach, da es mit viel Tipparbeit und hin- und herwechseln zwischen den betreffenden Programmen verbunden ist. Da kann sich schon mal der Fehlerteufel in Form von Schreibfehlern einschleichen. Mit einem kleinen Tastentrick lassen sich die versteckten Befehle des Kontextmenüs aufrufen.

Im Internet surfen und mit Outlook arbeiten muss nicht zwingend bedeuten, beide Programme gleichzeitig zu benutzen. Das Wechseln zwischen beiden Programmen kann hin und wieder mal nerven. Gut, dass man Outlook auch zum Surfen nutzen kann. Für das schnelle und unkomplizierte Nutzen, lässt sich eine zusätzliche Symbolleiste einblenden.

In der täglichen Flut von E-Mails und Spam-Mails gehen schon mal wichtige Nachrichten unter. Egal ob privat oder beruflich, es ist sehr ärgerlich. Die Ausrede, „Ihre E-Mail ist leider im Spam-Ordner gelandet!“, zieht auch nicht mehr. Outlook enthält eine Lösung für dieses Problem bereit: Den Regel-Assistenten. Der ist schnell und einfach eingerichtet.