Wenn Passwörter für Benutzerkonten angelegt werden, sollten sie nicht zu kurz und damit zu leicht zu erraten sein. Daher sollte man keine Passwörter wählen, die einen Namen von Familienmitgliedern, des Haustieres oder das eigene Geburtsdatum enthalten. Um solche Passwörter möglichst zu verhindern, gibt es bei Windows 7 die Möglichkeit, die Passwortlänge zu beeinflussen. Gültig sind dann nur Kennwörter mit einer bestimmten Mindestlänge.
Wichtige Dateien müssen mitunter vor der Weitergabe an Dritte – egal ob per E-Mail, USB-Stick, DVD, etc. – verschlüsselt werden. Das gilt insbesondere für persönliche Daten, Bankverbindungen, Passwortlisten und dergleichen. Windows enthält zwar ein solches Tool, ist aber nicht sofort per Rechtsklick erreichbar. Empfehlenswert ist ein kleines, kostenloses Verschlüsselungsprogramm namens „AxCrypt“.
In einer Excel-Tabelle (beispielsweise einer umfangreichen Sortiments-Liste, die in Haupt- und Unterkategorien eingeteilt ist) kann die Suche einzelner Produktreihen und deren Unterprodukten eine ganze Weile dauern. In diesen Fällen ist ein verschachteltes Menü eine große Hilfe . Das Erstellen eines verschachtelten Menüs funktioniert seit Excel 2007 – und ist gar nicht so schwierig wie es sich zuerst anhört.
Zum Drucken von Dokumenten sind normalerweise mehrere Klicks nötig. Außerdem werden diese Dokumente vorher geöffnet. Die Tastenkombination [Strg][P] ermöglicht schon einen schnelleren Start des Druckvorgangs. Dass man aber auch mit dem Kontextmenübefehl „Senden an“ einen Druckvorgang starten kann, ist noch weitestgehend unbekannt. Damit können Sie auch mehrere Drucker gleichzeitig schnell und bequem ansteuern.
Wenn in Excel-Tabellen öfters Texte in Zellen eingegeben werden, kann es erforderlich werden einen oder mehrere Zeilenumbrüche oder einen Absatz einzugeben. Da bei der Texterfassung nicht so ohne weiteres die [Enter]-Taste genutzt werden kann, bedarf es eines Tricks. Die Eingabe eines Absatzes in einen längeren Text haben wir bereits in einem früheren Artikel erklärt. Für das Einfügen mehrerer Umbrüche, zum Beispiel für eine Aufzählung, muss man allerdings etwas anders vorgehen.
Excel besitzt eine Funktion „Datenüberprüfung“, die reine Zahlenwerte überwacht und meldet, sobald fehlerhafte Eingaben gemacht wurden. Leider wird standardmäßig nicht geprüft, ob in einer Zelle nur Texteingaben gemacht werden dürfen. Für die Erstellung von Formularen im Excelformat ist dies aber wichtig, wenn ausgeschlossen werden soll, dass Benutzer versehentlich Text-Felder mit reinen Zahlwerten füttern. Die Funktion „Datenüberprüfung“ können Sie so einstellen, dass die Eingabe von reinen Zahlenwerten wie Datumsangaben, Dezimalzahlen oder ähnlichem automatisch verhindert werden.
Excel-Tabellen sehen besser aus, wenn sie gleichmäßig aufgeteilt sind. Bei unterschiedlich langen Zahlen sollte daher die Spaltenbreite angepasst werden. Bekommt man nach der Bearbeitung von mehreren Personen die Tabelle zurück, sollte man vor der Abgabe das Layout nochmals kontrollieren. Ist dann eine Anpassung der Spaltenbreite nötig, dann können Sie mit einem einfachen Trick, ohne sich groß durch die Zellen-Formatierungen zu klicken, diese Anpassung für alle Spalten gleichzeitig vornehmen.