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Möchte man bei Outlook E-Mails bestimmter Versender auf einen Blick erkennen, wird normalerweise eine Regel erstellt. Die sorgt dafür, dass diese E-Mails in einem separaten Ordner verschoben werden. Das Anlegen einer solchen Regel ist bei Outlook ist nicht ganz so einfach und erfordert etliche Arbeitsschritte. Die einfachere Möglichkeit, die E-Mails eines bestimmten Absenders zu markieren ist das Einfärben. So sieht man direkt im Posteingang wer sie gesendet hat.

Teilen Sie sich einen Computer mit Ihrer Familie oder mit Arbeitskollegen, oder ärgern Sie sich oft über versendete Dokumente die unnötigerweise verändert wurden? Dann sollten Sie wichtige Word-Dokumente gegen unbefugtes Lesen, Kopieren oder Verändern schützen. In den älteren Word-Versionen musste man sich durch etliche Einstellungen klicken, um seine Dokumente per Word Standardverschlüsselung zu schützen. Seit Version 2007 lässt sich der Schutz mit nur vier Klicks aktivieren.

Internetadressen (URLs) zu interessanten oder witzigen Webseiten werden gerne per E-Mail an Freunde und Bekannte verschickt. Sie müssen die Adresse nur in die Zwischenablage kopieren (markieren und [Strg][C]) und mit [Strg][V] in die E-Mail einfügen. Der Empfänger muss nur noch auf die URL klicken, um die entsprechende Webseite zu besuchen. Allerdings funktioniert das nicht immer reibungslos. Bei zu langen Adressen brechen Mailprogramme wie Outlook oder Thunderbird die Adresse am Zeilenende um. Damit das nicht passiert, gibt’s einen simplen Trick.

Bei Google-Maps lässt sich auch nach der Anpassung an das neue Layout immer noch die Reiseroute per E-Mail an Mitreisende versenden. Das Verschicken der Route per Mail ist gerade dann sehr vorteilhaft, wenn man zum Beispiel Besichtigungs-Touren oder City-Reisen plant. Aber auch das Versenden der Haupt-Reiseroute – wenn man etwa mit mehreren Autos unterwegs ist – ist sinnvoll, da man sich dann nicht so einfach aus dem Blick der Mitreisenden entfernt.

Wenn man eine bestimmte Textstelle aus einer E-Mail zitieren, drückt man normalerweise auf die Schaltfläche „Antworten“ und schreibt seinen Kommentar in die Antwort-Mail. Ist die ursprüngliche E-Mail aber sehr lang, muss die Stelle vom Empfänger gesucht werden, oder man muss vor dem Versenden den restlichen Text entfernen. Es geht aber sehr viel einfacher und vor allem schneller. Mit einem Trick können Sie ganz einfach die betreffende Textpassage mit einem Klick in einer neuen Email zitieren.

Speicherpfade von Dateien und Ordnern in Word-Dokumente oder E-Mails einzutragen ist nicht sehr einfach, da es mit viel Tipparbeit und hin- und herwechseln zwischen den betreffenden Programmen verbunden ist. Da kann sich schon mal der Fehlerteufel in Form von Schreibfehlern einschleichen. Mit einem kleinen Tastentrick lassen sich die versteckten Befehle des Kontextmenüs aufrufen.

Im Internet surfen und mit Outlook arbeiten muss nicht zwingend bedeuten, beide Programme gleichzeitig zu benutzen. Das Wechseln zwischen beiden Programmen kann hin und wieder mal nerven. Gut, dass man Outlook auch zum Surfen nutzen kann. Für das schnelle und unkomplizierte Nutzen, lässt sich eine zusätzliche Symbolleiste einblenden.