Excel besitzt eine Funktion „Datenüberprüfung“, die reine Zahlenwerte überwacht und meldet, sobald fehlerhafte Eingaben gemacht wurden. Leider wird standardmäßig nicht geprüft, ob in einer Zelle nur Texteingaben gemacht werden dürfen. Für die Erstellung von Formularen im Excelformat ist dies aber wichtig, wenn ausgeschlossen werden soll, dass Benutzer versehentlich Text-Felder mit reinen Zahlwerten füttern. Die Funktion „Datenüberprüfung“ können Sie so einstellen, dass die Eingabe von reinen Zahlenwerten wie Datumsangaben, Dezimalzahlen oder ähnlichem automatisch verhindert werden.
Erstellt man in Word 2007/2010 eigene Vorlagen, werden diese – trotz Formatierung als Vorlage – ganz normal im Ordner „Dokumente“ abgelegt. Hat man dort nicht einen Vorlagen-Ordner selbst angelegt, ist die Wahrscheinlichkeit ziemlich groß, dass er versehentlich überschrieben wird. Während in den älteren Versionen wie Word 2003, die als Vorlage formatierten Dokumente automatisch im Ordner „Vorlagen“ (bzw. „Templates“) abgelegt wurden, muss man bei den Versionen 2007 und 2010 selber auf den richtigen Speicherort achten. Aber auch bei Word 2007/2010 ist das nicht schwieriger als mit jedem anderen Ordner.
Der Standardpasswortschutz von Windows erlaubt jeder Person unbegrenzt viele Anmeldeversuche durchzuführen. Das kommt nicht nur Hackern entgegen, sondern auch „bösen“ Arbeitskollegen, die in Pausen versuchen an Ihre Dateien zu gelangen. Auch Kinder versuchen immer mal wieder, mit dem Passwort der Eltern den Jugendschutz ihres Benutzerkontos zu umgehen. In solchen Fällen ist es ratsam, den Passwortschutz zu verschärfen und den Zugang nach drei erfolglosen Anmeldeversuchen für 30 Minuten zu sperren.
Bei Windows 7 und Vista erhält man eine Vorschau aller offenen Programme und Ordner mit der Tastenkombination [Alt][Tab]. Diese Miniaturvorschauen werden dank Aero-Modus in einem transparenten Band sehr schön dargestellt. Allerdings sind diese Vorschau-Icons für den einen oder anderen Nutzer viel zu klein. Mit insgesamt vier neuen Einträgen in der Registry lassen sich die kleinen Fensterchen schnell und einfach vergrößern.
Beim Verschieben oder Löschen großer Datenmengen oder Programmen empfiehlt es sich eine Defragmentierung der Festplatte(n) vorzunehmen. Wenn nur eine Festplatte vorhanden ist, dann kann man durchaus den Weg über die Systemsteuerung nehmen. Bei mehreren Festplatten muss man diesen Weg für jede Festplatte separat wiederholen. Sie können diesen Vorgang aber erheblich abkürzen.
Bei umfangreichen Excel-Tabellen lassen sich nicht benötigte Bereiche ausblenden. Das ist vor allem sinnvoll, wenn bestimmte Bereiche Informationen enthalten, die andere Personen oder Kunden nicht sehen sollen, etwa Artikellisten mit Einkaufs- und Verkaufspreisen. Beim Kopieren muss man dann aber aufpassen. Denn standardmäßig werden beim Kopieren auch ausgeblendete Bereiche mitkopiert und bleiben beim Einfügen in ein neues Dokument erhalten. Mit ein paar kleinen Einstellungsänderungen können Sie das verhindern.
Viele Nutzer von Powerpoint 2007 würden gerne Videos aus dem eigenen YouTube-Channel für Präsentationen nutzen. Immerhin werten gut produzierte Videos eine professionelle Präsentation optimal auf. Leider scheitert das am Flash-Format der Datei und somit können Videodateien nicht ohne weiteres eingebunden werden. Das Problem können Sie umgehen, indem Sie das Video als „Flash-Objekt“ einfügen.