2010

In einer Excel-Tabelle (beispielsweise einer umfangreichen Sortiments-Liste, die in Haupt- und Unterkategorien eingeteilt ist) kann die Suche einzelner Produktreihen und deren Unterprodukten eine ganze Weile dauern. In diesen Fällen ist ein verschachteltes Menü eine große Hilfe . Das Erstellen eines verschachtelten Menüs funktioniert seit Excel 2007 – und ist gar nicht so schwierig wie es sich zuerst anhört.

Mit Word erfasste Texte werden im Hintergrund durch die Rechtschreibprüfung kontrolliert. Unbekannte Wörter oder Wörter mit Rechtsschreibfehlern kennzeichnet Word mit einer roten Markierung. Trotzdem korrekt geschriebene Eigennamen oder Mundart-Begriffe lassen sich dem Benutzerwörterbuch hinzufügen, damit sie beim nächsten Mal nicht mehr moniert werden. Manchmal passiert es aber, dass man einen Begriff irrtümlich ins Wörterbuch aufnimmt. Um falsche „Korrekturen“ auszuschließen, lassen sich die Fehleinträge wieder entfernen.

Excel-Tabellen mit fortlaufender Liste – etwa Lagerlisten – die nach Datumseingang sortiert sind, können Zeilen ohne Einträge enthalten. Normalerweise sind das die Zeilen mit den Wochenenden. Wenn diese Zeilen ohne Einträge nicht benötigt werden, können Sie sie einfach mit ein paar Klicks entfernen.

Textstellen bei Word für eine bessere Hervorhebung zu markieren, gehört zu den häufigsten Tätigkeiten. Unabhängig, ob das Dokument Teil einer Präsentation ist, oder ob das Dokument nur auf einem Bildschirm angezeigt wird. Ärgerlich nur: Wenn dieses Dokument ausgedruckt werden soll, müssen vorher alle Markierungen entfernt werden, da sie sonst auch ausgedruckt werden. Diese zusätzliche Arbeit lässt sich schnell unterbinden, indem Sie für Drucker „unsichtbare“ Markierungen nutzen.

Manche Drucker wollen einfach die Dokumenten nicht randlos ausdrucken. Sie quittieren das bei jedem Druckversuch mit nervigen Fehlermeldungen. Jetzt gilt es, die Minimaleinstellungen bei Word-Dokumenten für den Randbereich herauszufinden und für das Dokument festzulegen.

Nutzt man die Suchfunktion in einem umfangreichen Word-Dokument, werden häufig mehrere Suchergebnisse im Text markiert. Um die gewünschte Textstelle zu finden, muss man erst durch das gesamte Dokument scrollen. Dabei kann es passieren, dass bei einem unbedachten Klick, die Markierungen der Suchergebnisse verschwinden. Mit einer Tastenkombination lassen sich alle Suchergebnisse durchschalten. Das funktioniert sogar dann, wenn Sie den Suchdialog bereits wieder geschlossen haben.

Excel besitzt eine Funktion „Datenüberprüfung“, die reine Zahlenwerte überwacht und meldet, sobald fehlerhafte Eingaben gemacht wurden. Leider wird standardmäßig nicht geprüft, ob in einer Zelle nur Texteingaben gemacht werden dürfen. Für die Erstellung von Formularen im Excelformat ist dies aber wichtig, wenn ausgeschlossen werden soll, dass Benutzer versehentlich Text-Felder mit reinen Zahlwerten füttern. Die Funktion „Datenüberprüfung“ können Sie so einstellen, dass die Eingabe von reinen Zahlenwerten wie Datumsangaben, Dezimalzahlen oder ähnlichem automatisch verhindert werden.